Workflow


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Workflowanzeige (Viewer)

keydox bietet im Standard Workflow-Funktionalitäten, welche es ermöglichen, die unterschiedlichsten Prozessanforderungen abzubilden. Die Verwaltung der Arbeitsabläufe koordiniert wer, was, wann und wie bearbeitet. Definierte Freigabe- bzw. Genehmigungsvorgänge lassen sich auf diese Weise automatisieren und somit vereinfachen.

Selbstverständlich werden auch im Rahmen eines Workflows sämtliche Prozessschritte revisionssicher mit Datum und Benutzername festgehalten, welche jederzeit nachvollziehbar sind. Das gewählte Dokument wird damit automatisch unter Versionskontrolle gestellt; unerlaubte Änderungen innerhalb des Workflowprozesses sind ausgeschlossen. Der Workflow erfüllt daher nicht nur die Anforderungen nach hoher Transparenz und Sicherheit, sondern bietet aufgrund seiner Skalierbarkeit zudem ein breites Einsatzspektrum.

Der Dokumenttyp bestimmt, ob ein Workflow definiert ist. Die Einstellung erfolgt über die Unterklasse (z.B. WORKFLOW), die in der Indizierungsmaske ausgewiesen wird.

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Über den zum Dokument im Kontextmenü abgebildeten Eintrag Workflow wird derselbige ausgeführt.

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Hinweis

Alternativ kann der Workflow auch über die in der Symbolleiste des keydox-Viewers abgebildeten Taste im4 ausgelöst werden. Hierzu ist der Viewer entweder per Doppelklick auf das abgelegte Dokument oder über die im Indizierungsdialog abgebildeten Taste im0 zu öffnen. Das Workflow-Fenster wird innerhalb des Viewer-Fensters im rechten Bereich angezeigt.

In einem separaten Workflowdialog lassen sich der oder die Empfänger auswählen, welche in der vorgegebenen Reihenfolge automatisiert abgearbeitet werden.

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Im Beispiel wird das Ziel Entwicklung nach der Selektion der Aktion Starten und Bestätigung der Taste im1 über ein neu erhaltenes Dokument benachrichtigt.

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Der Empfänger kann nach Öffnen des Dokumentes im Viewer und Ausführung der Taste im5 den Verlauf im Dialog Workflow einsehen oder zusätzliche Kommentare hinterlegen. Die Kommentare werden in den Verlauf übernommen.

Hinweis

Alternativ kann der Verlauf auch über den zum Workflow-Dokument zugehörigen Kontextmenü-Eintrag Workflow aufgerufen werden.

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Seitens des Empfängers kann die Aktion der Genehmigung oder Ablehnung ausgeführt werden.

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Nach abgeschlossenem Workflow wird das Dokument an den Workflow auslösenden Anwender zurückgeführt, der über den Verlauf das Ergebnis sowie mögliche weitere Maßnahmen entnehmen kann.

Erweiterter Workflow


Der Standard-Workflow ist individuell erweiterbar um folgende Funktionen:

  • Workflow-Auswahl
  • Dynamischer Workflow
  • Eingabemasken
  • Hinzufügen von Anlagen
  • Berechtigungssteuerung

Diese Funktionen werden in den kundenspezifischen Konfigurationsdateien subclass und workflow definiert.

Wird eine Workflow-Auswahl gewünscht, stehen beim Aufruf der Workflow-Funktionalität mehrere vordefinierte Workflows in einer Auswahlliste zur Verfügung.

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Nach Auswahl eines Workflows werden die hinterlegten Ziele angezeigt. Nach der Ausführung der Taste im2 wird der Workflow für das Dokument festgelegt.

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Im nachfolgenden Schritt können die weiteren Ziele aus einer Liste dynamisch ausgewählt und der Workflow gestartet werden.

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Der Workflow wird nach vordefinierten bzw. dynamischen Zielen durchlaufen. Durch die Aktion Genehmigen wird das Dokument zum nächsten Schritt weitergegeben. Mit Gespeichert verbleibt das Dokument im derzeitigen Status.

Falls Eingabemasken definiert wurden, können in den einzelnen Schritten Daten eingegeben werden. Die einzelnen Masken werden im Workflow-Dialog über Reiter angezeigt. Die Reiter sind den einzelnen Workflowschritten zugeordnet in denen Eingabemasken definiert sind. Wird ein bestimmter Schritt ausgeführt, wird die zugehörige Eingabemaske angezeigt. Die anderen Masken sind über die Reiter weiterhin erreichbar, aber nicht eingabebereit. Die über den Workflow gespeicherten Werte können zusätzlich in den Index des Dokuments aufgenommen werden. Die Definition von Eingabemasken für Workflows erfolgt in der Workflow-Konfiguration. Es wird ein ähnlicher Aufbau wie bei Indexmasken verwendet.

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Durch die Auswahl der Aktion Abgelehnt wird das Dokument in den Anfangsmodus gestellt und es kann ein neuer Workflow gestartet werden. Im Feld Verlauf wird der gesamte Workflow-Ablauf dokumentiert.

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Es gibt die Möglichkeit, dass im keydox-Workflow in vordefinierten Schritten Anlagen einem Dokument hinzugefügt werden können. Vorhandene Seiten können wie bisher nicht geändert und auch nicht gelöscht werden. Das Hinzufügen von Anlagen wird im Workflow-Verlauf protokolliert. Die während des Workflows hinzugefügten Anlagen sind optisch erkennbar. Im Inhalts- bzw. Typ-Verzeichnis wird das Seitensymbol der hinzugefügten Seiten mit einem kleinen roten A ( im3 ) markiert.

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Dynamischer Workflow


Über die Konfiguration innerhalb von keydox besteht die Möglichkeit der Erstellung eines Workflows, der während der Laufzeit ( Siehe Erweiterter Workflow ) Ziele ansteuert. Dazu können die Ziele im jeweiligen Schritt entweder vom Benutzer (Genehmiger) ausgewählt werden oder von keydox automatisch ausgesucht werden. Beim Letzteren wird eine Regel in der Konfigurationsdatei definiert, die z.B. aus einem eingegeben Indexwert ausgelesen wird (z.B. Höhe eines Betrags in einem Rechnungsworkflow). Die Definition, ob ein Schritt einen automatischen nächsten Schritt aussucht oder von einem Benutzer ausgewählt wird, steht auch in der Konfigurationsdatei.

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