Objekte in keydox¶
In diesem Kapitel werden die in keydox definierten Objekte und deren Eigenschaften beschrieben.
Objekttypen¶
Folgende keydox-Objekttypen sind hervorzuheben:
Archivraum¶
Jeder keydox-Benutzer verfügt auf seinem Desktop über einen Archivraum.
Der Archivraum beinhaltet alle zur Verfügung stehenden Aktenschränke, in denen Mappen einschließlich der zugeordneten Dokumente unterschiedlichster Quellen (CI, NCI, E-Mail, TIFF, usw.), enthalten sind. Aus der Sicht des keydox-Benutzers beinhaltet der Archivraum nur die Aktenschränke, die vom Systemverwalter dem Benutzer zur Verfügung gestellt worden sind. Die Zugriffsrechte auf die Aktenschränke werden ebenfalls administrativ verwaltet.
Aktenschrank¶
Ein Aktenschrank repräsentiert die gesamte Ablage in einem bestimmten Zusammenhang. Dokumente und Mappen können abhängig von der Rechtevergabe zentral abgelegt werden. Diese stehen jedem keydox-Anwender, der Zugriff auf den Aktenschrank hat, zur Verfügung.
Ein Aktenschrank kann per Drag & Drop als Referenz auf den keydox-Desktop gezogen werden. Eine Löschung des Aktenschranks ist aufgrund der zugriffsrechtliche Restriktionen nicht gegeben. Ist die Ablage auf dem Desktop nicht mehr gewünscht, muss der Aktenschrank wieder per Drag & Drop in den Archivraum verschoben werden. . Alternativ kann man per Rechtsklick auf den Schrank klicken und die Verknüpfung entfernen.
Ablagekorb¶
Ein Ablagekorb bietet Möglichkeiten den persönlichen Zugriff auf Mappen und Dokumente zu organisieren.
Jeder keydox-Benutzer kann eigene Körbe erstellen. Wenn dieser Korb eine Referenzierung zu weiteren keydox-Benutzern erhält, können alle ausgewählten keydox-Benutzer gemeinsam eine Aufgabe teilen. Wird über Drag & Drop ein zu bearbeitendes Dokument aus dem gemeinsamen Bearbeitungskorb gezogen, ist das Dokument in dem betreffenden Korb gelöscht und steht den anderen keydox Benutzern für eine Bearbeitung nicht mehr zur Verfügung. Die Verschiebung eines Korbes in eine Mappe ist unzulässig. Ein Ablagekorb kann gemeinsam verwendet werden.
Gemeinsamer Korb¶
Ein für den Posteingang definierter gemeinsamer Korb zeigt inhaltlich alle keydox intern gesendete Objekte.
Der Posteingangskorb hat den Zweck nur als kurzfristige Zwischenablage für eingehende Dokumente zu dienen. Aus Performancegründen sollte es vermieden werden, zu viele Objekte in diesem Korb zu administrieren. Zur Verwaltung sollte vielmehr ein eigener Korb oder eine eigene Mappe definiert werden.
Wird eine Mappe oder ein Dokument in diesen Korb verschoben, ändert sich die Symbolik des Eingangskorbes kurzfristig beim Übergang des Objektes.
Ein wesentlicher Vorteil dieser Körbe liegt in der Möglichkeit, sie mit anderen Mitarbeitern zu teilen.Durch das interne Versenden einer Referenz eines Korbes wird dieser einem größeren Personenkreis zur Verfügung gestellt. Dieser sogenannte Abteilungskorb empfängt von einem Scanplatz gescannte Korrespondenz. Alle Sachbearbeiter haben nun den Zugriff hierauf. Sobald ein Sachbearbeiter ein Dokument aus diesem Korb mit Drag & Drop herausnimmt um es zu bearbeiten, wird es aus dem Abteilungskorb gelöscht und steht den anderen Sachbearbeitern für die Bearbeitung nicht mehr zur Verfügung.
Persönlicher (eigener) Korb¶
Neben den gemeinsam verwendeten Körben und definierten Ausgangskörben kann der Benutzer eigene Körbe erstellen, in denen z.B. Dokumente oder Ordner liegen, die noch zu bearbeiten sind.
Werden Dokumente in diesen Korb verschoben, ändert sich die Symbolik des Korbes kurzfristig beim Übergang des Dokumentes.
Ausgangskorb¶
Im Ausgangskorb werden die Dokumente gesammelt, die zu einem späteren Zeitpunkt exportiert werden sollen.
Wird eine Mappe oder ein Dokument in diesen Korb verschoben, ändert sich die Symbolik des Ausgangskorbes kurzfristig beim Übergang des Objektes.
Wiedervorlagekorb¶
Wiedervorlagesystem, welches Dokumente und Mappen überwacht. Wiedervorlage-Objekte bilden immer eine Referenz zum Original ab.
Wird eine Mappe oder ein Dokument in diesen Korb verschoben, ändert sich die Symbolik des Wiedervorlage-Korbes kurzfristig beim Übergang des Objektes.
Wiedervorlage-Mappen oder -dokumente sind nach der Ablage im Wiedervorlage-Korb ebenfalls mit einem Uhr-Symbol gekennzeichnet.
Mappe¶
Eine Mappe dient der Ablage von Dokumenten. Mappen können wiederum auch Mappen, sogenannte Untermappen, enthalten.
Referenzmappe¶
Enthält ein Objekte eine Mappe kann diese per Drag & Drop als Referenzmappe auf den keydox-Desktop verschoben werden.
Untermappe¶
Eine oder mehrere Untermappe(n) kann bzw. können strukturiert zu einer übergeordneten Mappe angelegt sein.
Dokument¶
Ein Dokument ist ein Schriftstück, das in elektronischer Form als Datei angelegt wird. Es kann durch eine zum Dateityp des Dokumentes passende Applikation bearbeitet und verwaltet werden.
Versionsdokument¶
Ein Versionsdokument ist ein Dokument, das sich in der Versionskontrolle befindet. Eine Verschiebung in einen Korb ist unzulässig. Die Versionskontrolle dokumentiert die Historie eines Dokumentes, protokolliert jegliche Veränderung und lässt jede Version wieder darstellen.
Papierkorb¶
Im Papierkorb werden Informationen abgelegt, die nicht mehr benötigt und damit gelöscht werden können.
Werden löschberechtigte Objekte (Dokumente, Mappen) mit gedrückter linker Maustaste in den Papierkorb verschoben, ändert sich die Symbolik des Papierkorbes kurzfristig beim Übergang des Objektes.
Objektkontext¶
Zu jedem Objekttyp können bestimmte Bedienfunktionen über das zugehörige Kontextmenü mittels der rechten Maustaste aufgerufen werden.
Archivraum¶
Öffnen¶
Der Objektinhalt des Archivraumes d.h. der für den Benutzer im Archivraum freigegebenen Aktenschränke wird über den Eintrag Öffnen angezeigt.
Übergreifende Suche¶
Hinweis
Archivübergreifende Suche - Neues Attribut multi-search ab keydox Version 3.1
Für die Suche über mehrere Aktenschränke ist bei der Gestaltung von Suchdialogen das Attribut multi-search zu setzen.
<search caption=“Suche in:“ layout_lays=““ layout_cols=“[left,grow]“ layout_rows=““ multisearch=“true“>;
Der Benutzer hat die Möglichkeit eine Suche über den gesamten Archivraum durchzuführen.
Neben der Suchfunktion über das Kontextmenü des Archivraumes besteht die Möglichkeit per Markierung eines Aktenschrankes oder mehrerer Aktenschränke (s.u.) über Auswahl des im Kontextmenüs abgebildeten gleichnamigen Eintrags zu suchen.
Die Suche im Archivraum umfasst alle Aktenschränke, für die der Benutzer die Berechtigung hat. Standardmäßig zugelassen für eine übergreifende Suche sind alle Aktenschränke mit der Subclass DEFAULT. So beschränkt sich die Treffermenge, auch bei der Suche über Aktenschränke mit unterschiedlicher Subclass nur auf die mit der Subclass DEFAULT.
Die Aktenschränke, die von der Suche ausgeschlossen sind, werden über einen Informationsdialog aufgelistet.
Nach der Bestätigung wird der Indizierungsdialog zur Suche eingeblendet.
Nach Eingabe des Suchbegriffs und Ausführung der Taste 
wird das Ergebnis über eine Trefferliste ausgegeben.
Aktenschrank¶
Suchen¶
Die im Aktenschrank abgelegten keydox-Objekte können über den Eintrag Suchen recherchiert werden. Dabei können die einzelnen Aktenschränke individuell mit unterschiedlichen Index- und Suchmasken definiert sein. Hierbei erleichtern Auswahllisten, Abhängigkeitsfelder sowie Datumsbereiche die strukturierte Recherche auf Mappen/Untermappen und Dokumente.
Neue Mappe¶
Eine neue Mappe wird nach Erfassung der Daten über den Indizierungsdialog im zugehörigen Objekt angelegt.
Beispiel:
Indizierungmaske Standard-Mappe
Beispiel:
Indizierungsmaske Mappe Geschäftspartner
Neues Dokument¶
Dokument wird nach Erfassung der Daten zur eingeblendeten Indizierungsdialog im zum Kontext gehörigen Objekt angelegt.
Importieren¶
Für die Übernahme einer oder mehrerer externer Dateien in das keydox Zielobjekt, wird über das zum betreffenden Objekt zugehörige Kontextmenü der Eintrag Importieren ausgewählt.
Beispiel:
Objektinhalt vor Import
Im eingeblendeten Datei-Browser wird eine oder mehrere Dateien ausgewählt und die Taste Öffnen ausgeführt.
Im Falle der Markierung einer Datei wird die Indizierungsmaske zum Dokument geöffnet.
Bei der Markierung mehrerer Dateien wird folgender Import-Dialog eingeblendet:
Eine oder mehrere Dateien lassen sich so nach der Erfassung der Daten über den Indizierungsdialog im zugehörigen Objekt abgelegen.
Objektinhalt nach Import
Neben dem Import über das Kontextmenü der Aktenschränknkann auch direkt per rechter Maustaste im sich öffnenden Kontextmenü ein Import auf den Desktop ausgeführt werden.
Siehe hierzu auch:
Dokument¶
Wiedervorlage-Dokument¶
Dauerhaft löschen¶
Nach der Bestätigung der Sicherheitsabfrage werden ein oder mehrere markierte Wiedervorlage-Dokumente dauerhaft gelöscht.
Siehe auch Löschung über den Hinweisdialog ( Wiedervorlage ) basierend auf der Ereignissteuerung.
Mappe¶
Korb¶
Beispiel: Ablagekorb
Verteilen¶
Der Objekt-Inhalt zu einem Korb (z.B. Posteingangskorb, Ablage- oder
Wiedervorlagekorb) wird über eine benutzerbezogene Verteilerliste als
Referenzobjekt weitergegeben. Neben den gemäß der Benutzerverwaltung
definierten und im Sichtfeld angezeigten Benutzer kann auch eine
Benutzergruppe, ein Verteiler oder eigener Verteiler per
Listboxeintragsauswahl selektiert werden. Zur Verteilung an Benutzer
sind diese im Sichtfeld zu markieren und mit der Taste 
zu bestätigen. Für die Verteilung von Benutzergruppen und (eigene)
Verteiler ist die daneben abgebildete Funktionstaste 
auszuführen. In Folge werden die betreffenden Empfänger automatisch
gemäß der in der Benutzerverwaltung (siehe Administration) erfolgten
Benutzer- bzw. (eigenen) Verteiler-Gruppendefinition markiert. Die
Taste ist auszuführen.
Hinweis
Die in der Benutzerverwaltung bestehende Administration von Systemusern <../../../../kd x-pkt-doku/kdx-descr/kdx-usera dmin/kdx-useradmin-bbh/index.h tml?kdx_admin_systemuser.htm> __ist dahingehend von Bedeutung, dass ein über den Systemuser an einen anderen Benutzer verteilter Korb auch wieder zurückgenommen werden kann. Dies ist nicht möglich, wenn die Verteilung über einen Standardbenutzer erfolgt ist und in Folge dieser Benutzer nicht im System angemeldet ist. Der Korb befindet sich als Referenz auf dem Desktop des zur Verteilung ausgewählten Benutzers. Empfänger des verteilten Korbes können diesen nicht löschen. Eine Rücknahme der Verteilung an einen Benutzer erfolgt seitens des Inhabers des Originalkorbes durch entsprechende Demarkierung in der Verteilerliste. Die Verteilung von Körben durch einen Standardbenutzer macht nur Sinn im Falle einer Zuweisung von benutzereigenen Eingangs- oder Wiedervorlagekörben.
Hinweis
Befindet sich der Benutzer im Dialog Verteilerliste kann nach Markierung eines Eintrages per Tastatureingabe auf den Benutzer mit den eingegebenen Anfangsbuchstaben gesprungen werden.
Nach der Bestätigung des Dialoges Verteilerliste über die Taste
und anschließender Bestätigung des Folgedialoges über
die Taste 
wird der Korb gemäß der vorgegebenen Verteilerauswahl verteilt.
Hinweis
Es können auch mehrere markierte Körbe gleichzeitig verteilt werden:
In den Papierkorb werfen¶
Das im Zugriff befindliche Objekt wird in den Papierkorb verschoben. Alternativ besteht die Möglichkeit zur Löschung von Objekten das betreffende Objekt auf das Papierkorb-Symbol zu ziehen.
Hinweis
Das Ziehen von Objekten von
keydox in den
Windows-Papierkorb
ist nicht
möglich.
Weitere Varianten zum Objekt Ablagekorb sind:
Referenzobjekt¶
- Referenzobjekt (Beispiel: Dokument)
Hinweis
Der Kontextmenüeintrag Erweiterte Eigenschaften (entfernen) findet sich auch bei anderen gültigen keydox Referenzobjekten, wie Ablagekörbe und Mappen (Siehe Objekttypen ) .
- Öffnen ( Siehe keydox Viewer )
- Versionskontrolle
- Workflow
- Kopieren in Eingangskorb
- Exportieren
- Senden an
- Wo verwendet
- Historie
- Sicherheit
- Indizierungsdialog
- In den Papierkorb werfen
Erweiterte Eigenschaften¶
Beim Vorliegen eines Referenzobjektes kann über diesen Menüeintrag die benutzereigene Indizierung vorgenommen werden. Die Änderung der Attribute wird in diesem Falle nicht von dem Originaldokument übernommen.
Das Referenzobjekt wird über den im Kontextmenü abgebildeten Eintrag Erweiterte Eigenschaften neu indiziert (z.B. Titelumbenennung von log.txt nach test.txt).
Das Originaldokument behält seine ursprüngliche Indizierung.
- Erweiterte Eigenschaften entfernen
Die benutzereigene vergebene Indizierung wird entfernt. Das Referenzobjekt weist die gleichen Eigenschaften wie sein Originalobjekt auf.
Papierkorb¶
Papierkorb leeren¶
Der Objektinhalt zum Papierkorb wird nach Bestätigung einer Sicherheitsabfrage gelöscht. Über die Taste
wird der Vorgang abgebrochen.
Neben der kompletten Löschung des Inhaltes können auch einzelne Dokumente aus dem Papierkorb entfernt werden. Hierzu ist der Papierkorb mit einem Doppelklick zu öffnen und anschließend ein einzelnes Objekt oder eine Auswahl von Objekten zu markieren. Nach Klicken mit der rechten Maustaste erfolgt nach der Bestätigung der Sicherheitsabfrage
die Entfernung über den im Kontextmenü angezeigten Eintrag Dauerhaft Löschen.
Desktop¶
Wird der Cursor auf eine freie Stelle des keydox-Desktop positioniert, kann mit der rechten Maustaste ein Kontextmenü mit folgenden Funktionalitäten eingeblendet werden:
- Aktualisieren
- Neues Dokument
- Neue Mappe
- Neuer Korb ( Siehe Objekt anlegen )
- Neuer Wiedervorlagekorb ( Siehe Objekt anlegen )
- Importieren
Objektinhalt¶
Ausgehend von höchster Objektebene, dem Archivraum, gestaltet sich der
Objektinhalt hierarchisch in seiner Anordnung. Die Objekte werden
innerhalb der Struktur absteigend in der Reihenfolge Archivraum –>
Aktenschrank –> Mappe –> Dokument dargestellt. Untergeordnete
Strukturebenen können über das Symbol 
per einfachen
Mausklick in der gewünschten Zeile geöffnet werden. Die unter dem
geöffneten Objekt liegende Ebene wird im selben Dialogfenster angezeigt.
Untergeordnete Strukturebenen werden über das Symbol 
wieder
geschlossen.
Beispiel:
Objekt Aktenschrank
Durch Klick des Symbols vor dem Objekt Mappe 
wird der zugehörige Dokumenten-Inhalt aufgelistet.
Beim einem Doppelklick auf das Objekt Dokument 
wird der
entsprechenden Informationsinhalt im Viewer angezeigt.
Hinweis
Für den Fall, dass für das gewählte Objekt keine Berechtigung besteht, wird folgender Hinweis-Dialog eingeblendet:
Hotkey: Das Blättern zwischen Dokumenten ist mit Strg + Alt + Bild ↑ / Bild ↓ rauf/runter möglich.
Wird das betreffende Objekt in der oben dargestellten Hierarchie per Doppelklick geöffnet, wird der zugehörige Objektinhalt in einem separaten Dialog angezeigt
Objektdialog¶
Der Inhalt eines Objektes (Ausnahme: Aktenschrank ) lässt sich per Doppelklick auf das Objekt oder über den mit der rechten Maustaste erreichbaren Eintrag Öffnen anzeigen. Neben dem keydox-Desktop wird zum Objekt ein weiterer Dialog geöffnet. Der Objektinhalt wird gemäß den vorgegebenen Spaltenbezeichnungen abgebildet. Eine andere Anordnung der Spaltenbezeichnung lässt sich bei gedrückter linker Maustaste und horizontalen Ziehen an die gewünschte Spaltenposition temporär einstellen. Eine dauerhafte benutzerindividuelle Anordnung von Spalten innerhalb des Objektdialoges kann auch administrativ vorgegeben werden.
Objekte:
Aktenschrank¶
Der Inhalt des Objektdialoges Aktenschrank wird über den mit der rechten Maustaste im Kontextmenü angezeigten Eintrag Auflisten aufgerufen. Sofern die Einstellungen (Verlinkung des Abschnitts Einstellungen öffnen aus Die Benutzeroberfläche) entsprechend getroffen wurden, kann auch der Inhalt eines Aktenschrankes per Doppelklick aufgerufen werden.
Symbolleiste¶
Die Symbolleiste zu einem geöffneten Objektdialog bildet folgende Funktionalitäten ab:
Hinweis
Wird zu einem geöffneten Objektdialog ein keydox-Objekt eingestellt, wird dies erst nach Laden der aktuellen Liste und der Ausführung der Funktion Weitere Einträge laden (s.u.) angezeigt.
| Symbol (Standard) | Funktion |
|---|---|
 wird ab einer
Anzahl der Objekte>100 zu
 |
Weitere Einträge laden. Bei farbiger Symbolik können weitere Einträge geladen werden, wenn die Gesamtzahl der Objekte die der angezeigten Objekte (max.100) übersteigt. |
 |
Aktuelle Liste neu laden. |
 (eingeblendet
bei
Aktenschrank, Mappe, Korb) |
Neues Dokument anlegen. |
 (eingeblendet
bei
Aktenschrank, Mappe, Korb ) |
Neue Mappe anlegen. |
 |
dynamische Anzeige des aktuellen Ablagepfades. |
 |
Extrasoperationen öffnen |
 |
Wo verwendet öffnen |
 |
Zeige Objekt-ID |
 |
Ansicht speichern |
 |
Suche aufrufen |
 |
aktuelle Suche speichern |
 |
Vorschaubereich ein- oder ausblen. |
 |
User- Admintooloperationen öffnen |
Neu¶
Über den in der Menüleiste des Objektdialoges abgebildeten Eintrag Neu wird folgendes Menü abgebildet:
Extras¶
Über den in der Menüleiste des Objektdialoges abgebildeten Eintrag Extras wird folgendes Menü abgebildet:
Vorschaubereich¶
Mittels der Schaltfläche oder über die Taste F3 wird der Vorschaubereich in der aktuellen Trefferliste ein- bzw. ausgeschaltet.
Der Vorschaubereich zeigt die erste Seite des ausgewählten Dokumentes innerhalb der Trefferliste an.
Vorschaubereich eingeschaltet:
Vorschaubereich ausgeschaltet:
Tools und AdminTools¶
Verfügt der Anwender über die Berechtigung, kundenindividuelle Tools oder Tools mit administrativen Ausprägungen zu verwenden, stellt sich die Symbolleiste zum Objektdialog (außer Dokument) erweitert dar.
Neben den Standard-Schaltflächen wird die Schaltfläche für Tools und/oder AdminTools freigeschaltet:
- Aktenschrank
- Mappe
Über die Einträge Tools und/oder AdminTools
werden dem Benutzer ausgewählte Werkzeuge (z.B. hier NOTIS-Auswertung) zur Verfügung gestellt.
Statusanzeige¶
Die im Dialog angezeigte dynamische Anzeige zeigt in der Symbolleiste auf einen Blick den aktuellen Ablagepfad des jeweils markierten Objektes innerhalb des keydox-Systems. Die Verwendungsorte werden als Schaltflächen dargestellt über die mühelos direkt in die entsprechende Ablage verzweigt werden kann. Diese wird in einem separaten Dialog angezeigt, so dass der ursprüngliche angezeigte Objektinhalt erhalten bleibt. Zu lange Textbezeichnungen der Schaltflächen werden über Tooltip sichtbar.
Beispiel:
Die drei im Dialog sichtbaren Dokumente gehören zur Mappe Protokolle, diese wiederum zum Aktenschrank Vorlagen.
Über einen Doppelklick auf die Taste 
wird der Dialog mit
dem Objektinhalt zum Aktenschrank Vorlagen geöffnet.
Über die Taste 
wird, wie oben angezeigt, ein weiterer
Dialog mit dem Inhalt zur Mappe Protokolle geöffnet.
Minimierung¶
Ein geöffnetes keydox Dialogfenster kann über das rechts oben abgebildete Symbol minimiert werden.
Das minimierte Fenster wird, abgebildet als Anfasser-Schaltfläche, auf dem keydox Desktop positioniert. Eine Verschiebung des minimierten Fensters kann über die linksseitige Anfasserposition per gedrückter Maustaste erfolgen. Zu lange Textbezeichnungen im Titel des minimierten Fensters werden über Tooltip sichtbar.
