Kontextmenü¶
Dieses Kapitel beschreibt die nach der Markierung eines Dokuments mit der rechten Maustaste im eingeblendeten Kontextmenü angezeigten Funktionsaufrufe.
Öffnen¶
Um ein Dokument betrachten und zu bearbeiten, ist dieses entweder nach der Markierung mit der rechten Maustaste über den Eintrag Öffnen im eingeblendeten Kontextmenü.
oder mit einem Doppelklick zu öffnen. Das Dokument wird dann im keydox Viewer geöffnet. Die Bearbeitung erfolgt über die Editierfunktion .
Versionskontrolle¶
Die Versionskontrolle dokumentiert die Historie eines Dokumentes, protokolliert jegliche Veränderung und lässt jede Version wieder darstellen. Jederzeit ist der Werdegang eines Dokumentes nachvollziehbar, wobei das Änderungsdatum, der Benutzername sowie Bemerkungen unveränderbar festgehalten werden.
Der Aufruf erfolgt im zum Dokument gehörigen Kontextmenü über den Eintrag Versionskontrolle.
Im eingeblendeten Dialog kann neben der Erfassung von Kommentartext vorgegeben werden, wie die Revision begonnen werden soll. Hierzu stehen die beiden Optionsfelder Anfangsnummer eingeben bzw. Ohne Versionsnummer beginnen zur Verfügung.
Die Dokumente, die sich in der Versionskontrolle befinden, werden durch ein spezielles Symbol dargestellt. Sobald ein Benutzer die aktuelle Version unterstellt hat, ist diese für eine weitere Bearbeitung gesperrt und kann nur durch die Entnahme einer neuen Version wieder bearbeitet werden.
Sollte ein Dokument bearbeitet werden, sind die geplanten Änderungen nur von einem Benutzer oder einer Benutzergruppe durchführbar. Die bis dahin freigegebene Version steht den anderen Benutzern für die Suche zur Verfügung, so lange, bis das geänderte Dokument als neue Version freigegeben wird. Die Veröffentlichung wird über die Markierung des gleichnamigen Ankreuzfeldes gesteuert.
Um bisherige erstellte Versionen anzuzeigen, ist über das Symbol
mit der rechten Maustaste das Kontextmenü zu öffnen und der
Eintrag Zeige Versionen auszuwählen.
Beispiele:
Das Versionsdokument ist auf dem keydox-Desktop positioniert.
Das Versionsdokument befindet sich in der Mappe Dokument.
Über das zum Versionsdokument zugehörige Kontextmenü werden über den gleichnamigen Eintrag die Versionen angezeigt.
Die angezeigte Version wird in dem nach dem Original-Versionsdokument
benannten Dialog abgebildet und trägt die Symbolik 
.
Beispiele:
Anzeige, ausgehend vom keydox-Desktop:
Anzeige, ausgehend vom Korb Mustermann:
Das Dokument kann per Doppelklick im
keydox Viewer angezeigt und über die
Taste 
betrachtet werden. Eine Änderung ist nicht möglich.
Zur Änderung der Version 1.0 ist über das Kontextmenü der Eintrag Version entnehmen zu wählen.
Beispiel:
Anzeige ausgehend von der Mappe Dokument:
Im darauf eingeblendeten Dialog steht das Dokument 
mit
neuer Versionierung (hier 1.1) zur Bearbeitung zur Verfügung.
Das Dokument mit dem Symbol kann geöffnet und
bearbeitet ( Siehe Editierfunktion ) werden. Nach dem Speichern
der Änderungen im Viewer (Taste 
) wird über das
Kontextmenü, der Eintrag Version unterstellen angeklickt.
Hinweis
Über den gleichnamigen Eintrag kann die entnommene Version wieder gelöscht werden.
Es wird der Dialog zur Versionskontrolle eingeblendet.
Neben der Erfassung von Kommentartext (ausgewiesen im Bereich Kommentare), besteht die Option zur Modifizierung der Versionsnummer.
Das Dokument trägt nach Bestätigung über die Taste 
die
Symbolik , hier nach Auswahl der Option Kleine Version,
erhöhen auf 1.1 zudem die Version 1.1 (sichtbar in der Spalte Version).
Eine vor der Bestätigung im Dialogbereich Versionsnummer gesetzte Veröffentlichung kann im Nachhinein über das Kontextmenü zurückgenommen werden oder danach wieder gesetzt werden.
Das Setzen einer Veröffentlichung führt dazu, dass bei der Suche nach einem Versionsdokument, die zuletzt veröffentlichte Version angezeigt wird.
Eine entnommen Version kann mit der Auswahl des gleichnamigen Kontextmenüeintrags durch die letzte Version ersetzt werden.
Nach der Auswahl des Eintrags ist folgender Sicherheitshinweis zu bestätigen.
Kopieren in Eingangskorb¶
Kopien des Dokuments laßen sich nach Markierung über die rechte Maustaste im zugehörigen Kontextmenü, Eintrag Kopieren in Eingangskorb erstellen.
Die im Posteingangskorb erstellte Kopie läßt sich wiederum auf den Desktop ziehen.
Hinweis
Nach Ausführung der Aktion Kopieren in Eingangskorb, ist der Inhalt zum Eingangskorb über die
Taste 
neu zu laden; danach ist die Taste 
(weitere Einträge laden) auszuführen.
Exportieren¶
Bestimmte keydox-Objekte können, sofern die entsprechende Berechtigung vorhanden ist, bei Bedarf exportiert werden. Dabei wird das Objekt im jeweils archivierten Ursprungsformat oder auf Wunsch als PDF-Datei exportiert. Über einen Auswahldialog kann der gewünschte Speicherort festgelegt werden.
Um ein Dokument bzw. eine Mappe mit Dokumenteninhalt zu exportieren, wird nach der Markierung des Objektes mit der rechten Maustaste im eingeblendeten Kontextmenü der Eintrag Exportieren gewählt.
Hinweis
Für Versionsdokumente gilt: Es wird immer die Ursprungsversion (vor Unterstellung in die Versionskontrolle) exportiert, unabhängig wie viele Folgeversionen vorhanden sind. Dokumente mit verlinkten Seiten lassen sich ebenfalls exportieren.
In Folge wird der Dialog des Datei-Browsers (hier unter WIN7) eingeblendet.
Der Ablageort wird ausgewählt und über die Taste 
wird der
nachfolgende Dialog bestätigt. Der Pfad zum ausgewählten Zielverzeichnis
wird bereits übernommen. Eine Pflege zum Dokumenten- bzw. Seiten-Präfix
ist möglich.
Je nach Bedarf kann über das Optionsfeld Auswahl ein Dokumenten-Präfix und/oder Seiten-Präfix vorgeben werden. Die Vorgaben ersetzen den Dokumenten und/oder Seitentitel. Bei der Auswahl Dokumententitel und Seitentitel wird als Dateinamen eine Kombination aus Dokumententitel und Seitenname verwendet. Standardgemäß ist das Ankreuzfeld PDF markiert. Liegt systemseitig ein PDF Converter vor, werden die zu exportierende Datei oder auch mehrere markierte Dateien einzeln im PDF-Format im Zielverzeichnis abgelegt. Bei Demarkierung des Ankreuzfeldes wird die Datei in dem Format exportiert, wie sie ursprünglich vorliegt. Bei Markierung des Feldes Gesamt-PDF erstellen werden mehrere Einzeldokumente zu einem PDF-Gesamtdokument zusammengeführt. Bei einer Mappe wird bei Markierung des Feldes Gesamt-PDF erstellen der gesamte Dokumentenobjektinhalt zu einem Gesamt PDF-Dokument konvertiert. Mit der Markierung des Feldes mit Untermappen wird auch dieser Objekttyp in die Umwandlung mit einbezogen.
- Objekt Dokument
- Objekt Mappe
Nach erfolgreichem Export wird folgende Meldung ausgegeben:
Drucken¶
Nach der Markierung des Dokuments mit der rechten Maustaste wird im eingeblendeten Kontextmenü der Eintrag Drucken ausgewählt.
Siehe auch Drucken aus keydox-Viewer.
Senden an¶
Über den im Kontextmenü abgebildeten Eintrag Senden an können Dokumente an keydox-Benutzer, als Referenz an externe Benutzer oder als Kopie über das vorhandene E-Mail Systeme gesendet werden.
Für jeden keydox-Benutzer steht ein persönlicher Posteingangskorb zur Verfügung, welcher sich standardmäßig auf dem keydox-Desktop befindet. Über dieses interne Kommunikationssystem lassen sich Dokumente oder auch ganze Mappen innerhalb des keydox-Systems zu einem oder mehreren Benutzern gleichzeitig versenden. Darüber hinaus kann ein keydox-Objekt ebenfalls via Dateianhang über ein beliebiges externes Mailsystem versendet werden.
Über den Eintrag keydox-Benutzer wird das Adressverzeichnis angeboten, aus dem der Benutzer, die jeweiligen keydox-Empfängernamen an die die Dokumente verschickt werden sollen, auswählt.
Bei der Versendung von Objekten können als Adressat auch
Benutzergruppen, definierte Verteiler oder Eigenen Verteiler
hinzugefügt werden. Hierzu ist die gewünschte Option zu markieren, der
Listeneintrag auszuwählen und per Taste 
in den Bereich
Empfänger zu übertragen. Wird z.B. die Option Benutzergruppen markiert
und aus dem Listfeld die gewünschte Gruppe gewählt, werden die
dazugehörigen Benutzer automatisch in die Empfängerliste gesetzt. Zudem
kann der Benutzer auch aus seinem Eigenen Verteiler die Empfänger bestimmen.
keydox-Benutzer¶
Zur Suche eines Nachrichtenempfängers ist der Name in das linke obere Eingabefeld einzugeben. Der gesuchte Name wird aus der links abgebildeten Liste der keydox-Benutzer markiert hervorgehoben.
Der gewünschte keydox-Benutzer wird auf der linken Seite markiert und
über die abgebildete Taste 
als Nachrichtenempfänger der
rechten Seite zugewiesen. Die Entfernung eines Empfängers erfolgt nach
Markierung über die Taste 
.
Hinweis
In der Empfängerliste kann durch Eingabe im Suchfeld der Empfänger vorselektiert werden. Über die die Pfeil-hoch- oder Pfeil-runter-Taste der Tastatur wird die Auswahl in der benutzerliste entsprechend geändert.
Zudem ist es möglich mehrere Benutzer gleichzeitig auszuwählen und per ENTER-Taste in die Empfängerliste zu setzen. Die Mehrauswahl und ENTER-Tasten-Funktionalität ist auch in die Empfängerliste implementier.
Anschließend muss noch bestimmt werden, ob das Dokument als Referenz zum
Original oder im Original (abhängig von den jeweiligen erteilten
Rechten) den Empfänger erreichen soll. Der Sendevorgang wird mit der
Bestätigung der Taste ausgeführt.
Mailempfänger (Referenz)¶
Diese Option wird verwendet, wenn der Empfänger ebenfalls Zugriff auf das Dokumentenmanagement keydox hat. Automatisch wird z.B. die Outlook-Oberfläche aktiviert, über die der Adressat ausgewählt werden kann. Der angehängten Datei wird automatisch die Endung .keydox angehängt. Jede weitere Initiierung einer Sendungsreferenz führt zum Anhängen der Endung .keydox (Zähler n=1,2,3,…). Die Datei kann nur geöffnet werden, wenn der Empfänger über keydox verfügt.
Mailempfänger (Kopie)¶
Diese Variante wird gewählt, wenn der Empfänger keinen Zugriff auf das DMS keydox hat. Es werden die Seiten des Dokumentes aus keydox exportiert und als Anlage an die E-Mail angehängt.
Im Vorfeld wird der Dialog Senden als E-Mail eingeblendet.
Je nach Bedarf kann über das Optionsfeld Auswahl ein Dokumenten-Präfix und Seiten-Präfix vorgeben werden. Bei der Auswahl Dokumententitel und Seitentitel wird als Dateinamen eine Kombination aus Dokumententitel und Seitenname verwendet. Das markierte Feld PDF bewirkt die Versendung als PDF-Anhang. Bei Markierung des Feldes Gesamt-PDF erstellen werden mehrere Einzeldokumente zu einem PDF-Gesamtdokument zusammengeführt.
Beispiel: Datei Post-Scan.odt
Ohne Vorgaben wird der Bezeichnung der Kopie die Endung _Dateiname angehängt.
Wo verwendet¶
Nach der Markierung des Dokuments ist über die rechte Maustaste im eingeblendeten Kontextmenü der Eintrag Wo verwendet auszuwählen.
Ohne zusätzliche Recherche laßen sich hiermit alle Objekte darstellen, die in einem bestimmten Zusammenhang zu dem recherchierten Objekt stehen. Es werden die elektronischen Aufenthaltsorte (Archivraum, Archivschrank, Mappe, Untermappe, Post-/Bearbeitungskorb) des gewählten Objektes angezeigt. Auf diese Weise wird auch nachvollziehbar, welcher keydox-Benutzer auf das Objekt Zugriff hat, es also mindestens lesen kann.
Beispiel: Mappe
Beispiel: Aktenschrank HM - Projekte
Historie¶
Anzeige der Historie zu durchgeführten Aktionen, bezogen auf das Objekt
Mit dieser Funktion laßen sich alle vorgenommenen Änderungen, wie z.B. das Hinzufügen von Seiten, das Weiterleiten an einen Benutzer oder auch die Änderung von Indexwerten, ganz einfach nachvollziehen. Nach der Markierung des Dokuments ist über die rechte Maustaste im eingeblendeten Kontextmenü der Eintrag Historie auszuwählen.
Dabei wird neben der durchgeführten Aktion und dem Benutzer auch das Änderungsdatum mit Uhrzeit festgehalten. Eine Löschung dieser Daten ist nicht möglich.
Hinweis
Bei der Änderung von Indexwerten eines bereits im keydox abgelegten Dokuments, stehen die Werte einer bereits definierten Liste automatisch zur Verfügung. Es werden in Abhängigkeit des Parent-Elementes die Werte der Child-Elemente nachgeladen.
Sicherheit¶
Über das nach der Markierung des Dokuments über die rechte Maustaste eingeblendete Kontextmenü, erfolgt über den Eintrag Sicherheit
die Festlegung der Zugriffsberechtigung über definierte Gruppen.
Siehe hierzu Erläuterungen zu Taste 
unter Objekt anlegen .
Eigenschaften¶
Über den nach der Markierung des Dokuments über die rechte Maustaste im Kontextmenü abgebildeten Eintrag Eigenschaften
wird der Indizierungsdialog geöffnet. Siehe hierzu auch Indizierungsdialog für die Objekte Mappe und Korb.
Mit der Ausführung der Taste 
öffnet sich das Dokument im
keydox Viewer .
Menüleiste¶
Bearbeiten¶
Kopieren in/Einfügen aus Zwischenablage¶
Indizierungsdaten können in die Zwischenablage kopiert und in eine neue Indizierungsmaske über den gleichnamigen Eintrag eingefügt werden.
Erweitert¶
Hinweis
In Referenzdokumenten, deren Indizierungsdialog über den Kontextmenüeintrag Erweiterte Eigenschaften aufgerufen wurde, ist der Menüeintrag Erweitert ausgeblendet.
Verfallsdatum¶
Es öffnet sich ein Dialog, in welchem der Benutzer das Datum einstellt, an dem das Dokument verfallen/gelöscht werden soll.
Das früheste Auswahl-Datum ist der aktuelle Tag, wobei bei einem zurückliegenden Datum der Vorgang abgebrochen wird und eine entsprechende Informationsmeldung eingeblendet wird.
Besitzt ein Dokument ein Verfallsdatum, so wird diese im unteren Abschnitt des Indexdialoges angezeigt.
Ein Verfallsdatum kann bei Dokumentobjekte, bei nicht über den Kontexteintrag Erweiterten Eigenschaften veränderte Referenzobjekte und bei Versionsdokumente gesetzt werden. Bei Letzterem gilt zusätzlich die Einschränkung, dass es sich um eine entnommene Version handeln muss.
Zugriff protokollieren¶
Der Benutzer kann durch Markierung des Ankreuzfeldes entscheiden, ob das
Dokument protokolliert (überwacht) wird oder nicht. Ist die Markierung
bei einem Dokument gesetzt, so wird dies auch im unteren Bereich des
Eigenschaftsdialoges als Icon 
dargestellt. Die
Protokollierung lässt sich auch durch die Tastenkombination Alt + P
aktivieren bzw. deaktivieren.
Es wird eine Warnung beim Öffnen, Drucken, Exportieren und Kopieren eines überwachten Dokuments angezeigt. Bei Abbruch wird das Dokument nicht geöffnet. Der Ursprung, aus dem die Datei geöffnet wird (z.B. einen Link im Viewer öffnen), ist dabei unerheblich.
z.B. Öffnen
Die Protokollierung ist über die Historie, respektive über den gleichnamigen Kontextmenüeintrag, einsehbar.
In den Papierkorb werfen¶
Es besteht die Möglichkeit mit der rechten Maustaste auf das Objekt Dokument zu klicken und im eingeblendeten Kontextmenü den Eintrag In den Papierkorb werfen auszuwählen.
Hinweis
Alternativ kann das betreffende Objekt auf das Papierkorb-Symbol 
gezogen. Über das
zum Papierkorb-Symbol mit der rechten Maustaste eingeblendete Kontextmenü Papierkorb
kann das Objekt endgültig gelöscht werden. Das Ziehen von Objekten von keydox in den Papierkorb des Betriebßystems
(hier: Windows 
) ist nicht möglich.
Sollen Objekte, die bereits in den Papierkorb verschoben wurden, wieder auf den keydox-Desktop oder auf das gewünschte Objekt gezogen werden, ist der Papierkorb per Doppelklick zu öffnen und das betreffende Objekt mit gedrückter linker Maustaste an seinen Ursprungsablageort zu ziehen.
