Einleitung¶
keydox wurde entwickelt um Dokumente einfach und schnell zu verwalten. Das Ziel war es beispielweise ein Dokument oder sogar eine ganze Mappe an andere keydox-Benutzer weiterzuleiten, über ein beliebiges E-Mail-System zu verschicken oder in einem Archiv oder einer Mappe abzulegen. Das DMS keydox verwaltet und archiviert Dokumente in einer übersichtlichen Ablagestruktur und verzichtet bewusst auf die Verwendung einer relationalen Datenbank. Stattdessen erfolgt die Dateiablage via File-System. Damit werden Recherchen und Arbeitsabläufe, auch unter Beteiligung mehrerer Anwender, transparenter.
Das Klassifizieren, Katalogisieren und Archivieren geschieht per Drag & Drop. Zusatzfunktionen, wie automatische Aktenzeichenvergabe und -verwaltung, integrierte Versionskontrolle, Referenzierung von Dokumenten, sowie die Möglichkeit zur Postverteilung und Anbindung an Workflow-Systeme, runden die Funktionalität von keydox als DMS ab.
keydox verwaltet alles - angefangen von Dokumenten, die in MS-Office oder OpenOffice selbst erzeugt werden, bis hin zu Fremddokumenten verschiedener Herkunft, wie zum Beispiel Fax, Scan, E-Mail oder auch SAP-Dokumente. Die Verwendung von keydox ist nicht auf eine Niederlassung beschränkt, sondern von sämtlichen Standorten aus möglich. Jeder Zugriff ist für alle beteiligten Personen sofort sichtbar, genauso wie alle vorgenommenen Änderungen. Als echtes DMS registriert keydox, welche Informationen sich in welchen Abteilungen befinden und ist somit unterstützend in Ihrem Unternehmen tätig. Mittels Scanner erzeugte Non-Coded-Information-Dokumente sowie Coded-Information-Dokumente von beliebigen MS-Office-Paketen, E-Mails sowie deren Anhänge als auch vom Host erstellte COLD Dokumente werden von keydox archiviert und verwaltet. Dokumente können mit Notizen und Textmarker ergänzt werden, wobei die Dokumente dadurch nicht verändert werden.
Neuheiten Version 4.1¶
Im Folgenden finden Sie die Neuheiten für keydox:
Single-Sign-On¶
Keydox unterstützt seit Version 210120 (Client) / 210122 (Server) Single Sign-on auf Windows Betriebssystemen im Active Directory.
Siehe Single Sign-on.
Viewer¶
Verbesserungen Performance bei der Bilddarstellung¶
Selektion von mehreren Dokumenten (zum Löschen oder verschieben) in der Dokumenten/Typenansich¶
Viewer: Dokument trennen¶
Ticketnummer: 17981
Scanmodul aus Viewer¶
Ticketnummer: 17884
Versionsanzeige aus Viewer oeffnen.¶
Ticketnummer: 17728
Benutzerverwaltung:¶
Manuelle Zuweisung von Cabinet-IDs¶
Ticketnummer: 18399
Anzeige des Serverports in der Benutzerverwaltung¶
Ticketnummer: 18397
Anzeige nicht verfügbarer Store-Verzeichnisse¶
Ticketnummer: 18367
Ereignismanager¶
Einstellung des Abfrageintervalls¶
Ticketnummer: 17880
Ermoglicht das Einstellen von Intervallen einzeln für jeden Korb.
Fehlerbehebungen 4.1¶
Im Folgenden finden Sie die Fehlerbehebungen für keydox:
Desktop¶
Fehler beim PDF-Export von Fax-Bestellungen (z.B. Mailversand Kopie)¶
Ticketnummer: UHD-50734
Kundenmitteilung:
PDF Konvertierung beim Mailversand und bei export aus keydox getestet (Faxe),
bei Version 4.0 Build 180206 kein Fehler mehr vorhanden.
keydox 4.x (Version 180104) steigt nach häufigem Drag & Drop aus.¶
Ticketnummer: UHD-51218
Kundenmitteilung:
Der Fehler ist ab Client Version #278 180514 behoben.
Bei universell angepasster Trefferliste steigt der keydox Desktop sporadisch aus.¶
Ticketnummer: UHD-51259
Beschreibung:
Bei universell angepasster Trefferliste steigt der keydox Desktop sporadisch aus.
Kundenmitteilung:
Installation Client Version 4.0 180322.
Fehlermeldung beim Aufruf von Originalen in SAP¶
Ticketnummer: UHD-51503
Kundenmitteilung:
Problem ist ab Client Setup version4 Build 180719 behoben.
Fehler bei start Client V4.0¶
Ticketnummer: UHD-51798
Beschreibung:
Windows Host Script Fehler
Skript: C:\Program Files (x86)\keydox\keydox-start.vbs
Zeile: 100
Zeichen: 1
Fehler: Das System kann die angegebene Datei nicht finden.
Code: 80070002
Kundenmitteilung:
Der Fehler ist mit Client 4.0 181120 behoben.
List Feld Editor funktioniert nicht bei allen Listfeldern.¶
Ticketnummer: UHD-52056
Beschreibung:
List Feld Editor funktioniert nicht bei allen Listfeldern.
Kundenmitteilung:
Fehler im Listeditor ist ab Client Version 190507 behoben
Indexwerte¶
Ticketnummer: UHD-52239
Beschreibung:
Indexwerte vom "Stichwörter Feld" werden in der Trefferliste,
nach Anzeige der Dokumenteneigenschaften, nicht mehr angezeigt,
davor ist die Anzeige ok..
Wird die Eigenschaftsmaske geschlossen und F5 betätigt,
sind die Einträge in der Trefferliste wieder sichtbar.
Kundenmitteilung:
Mit der Client Version 190814 ist der Fehler behoben
Ticket Verarbeitung steigt System bei Abschluss mit der OK Taste das System sporadisch aus¶
Ticketnummer: UHD-52362
Beschreibung:
Bei Ticket Verarbeitung steigt System bei Abschluss mit der OK-Taste
das System sporadisch aus.
Bei Anlage eines neuen Tickets soll im Feld "Zuständigkeit" der
angemeldete keydox Benutzer vorausgewählt sein.
Kundenmitteilung:
Mit Client Version 191107 ist Problem behoben.
Mit IE oder Edge wird keydox Hilfe nicht angezeigt¶
Ticketnummer: UHD-52385
Beschreibung:
Mit IE oder Edge wird keydox Hilfe nicht angezeigt.
Kundenmitteilung:
Das Problem ab der Clientversion 191107 behoben. Tests mit IE, Edge und Firefox erfolgreich.
Zwischenablage - einfügen¶
Ticketnummer: UHD-52513
Beschreibung:
Beim einfügen aus der Zwischenablage werden leere Felder gefüllt,
aber gefüllte werden nicht geleert.
Kundenmitteilung:
Der Fehler ist ab Client Version 200116 behoben.
keydox lässt sich nach Wechsel der Bildschirmanzahl nicht starten¶
Ticketnummer: INC10975, 19334
Drag nach Outlook funktioniert nicht¶
Ticketnummer: 19248
Fehler in DocumentPreview Letzte Seite wird bei mehrseitigen Dokumenten angezeigt.¶
Ticketnummer: 19231
Senden an keydox-User geht nicht mit mehreren markierten Mappen¶
Ticketnummer: 19179
Ansicht der Seitenleiste nach Minimierung des Desktop-Fensters bleibt klein¶
Ticketnummer: 19112
Optionen in keydox-Suchmaske merken (Mappenindex und Unterordner)¶
Ticketnummer: 19101
Fehlerbehebung bei Minimierung des Fensters¶
Ticketnummer: 18616
Korrekte Bildschirmdarstellung bei 4k-Monitoren¶
Ticketnummer: 18333
Ereignismanager¶
Ereignisanzeige funktioniert nicht¶
Ticketnummer: UHD-52681
Beschreibung:
nach Client Update auf 200814 funktioniert Ereignisanzeige nicht
mehr automatisch, sondern nur bei manueller Prüfung.
Kundenmitteilung:
Problem ist in Client Version 200903 behoben.
Aktualisierung von unterschiedlich terminiert überwachten Körben¶
Ticketnummer: 19241
Wenn Popup Fenster geöffnet mit einem überwachten Korb stehen bleibt
(neues Dokument ist eingegangen), wird das Fenster nicht um weitere
Eingänge in anderen Körben aktualisiert.
Erst bei manuellem schließen des Fensters (Schaltfläche "abbrechen")
wenn zwischenzeitlich aktivierte überwachte Körbe mit angezeigt.
Multiserver Fähigkeit¶
Ticketnummer: 18179
Werden mehrere Importverzeichnisse definiert und jeweils unterschiedliche
Ziele(keydox Server) angegeben, ist keine Zuordnung möglich.
Beispiel:
Nach BS Neuanmeldung Import auf Server A Cabinett 13 funktioniert
(danach ist Client abgemeldet)
Neuer Import auf Server B in Cabinett 20 - hier wird entweder in Cabinett
20 auf Server A importiert oder wenn Cabinett 20 nicht vothanden kommt
Fehelermeldung: Cabinet not found in Master Fileroom
Viewer¶
Größere Bilder werden nicht dargestellt¶
Ticketnummer: UHD-52750
Beschreibung:
Viewer stellt Bilder nicht dar
Kundenmitteilung:
Fehler ist in Client Build 210311 behoben.
Aufruf von SAP Belegen im keydox funktioniert nicht¶
Ticketnummer: UHD-51557
Kundenmitteilung:
Problem ist ab Client Version 4 Build 180705 behoben.
Viewer friert ein¶
Ticketnummer: UHD-52058
Beschreibung:
nach dem Update 64bit auf Version 190507 können teilweise Informationen in den
Stichworten oder Anmerkungen im Dokument nicht gespeichert werden bzw der Viewer
friert ein und kann nur über den Taskmanager beendet werden
Kundenmitteilung:
Fehlerist mit Client ab Version 190509 (Java Aktualisierung) behoben.
Fehler in DocumentPreview Letzte Seite wird bei mehrseitigen Dokumenten angezeigt.¶
Ticketnummer: 19231
Scanclient¶
PDF-Ansicht im Scanclient¶
Ticketnummer: UHD-51331
Beschreibung:
Die PDF-Ansicht im Scanclient wird bei importierten Belegen verzerrt dargestellt.
Kundenmitteilung:
Das Problem ist mit keydox 4 Update und ScanClient Version 180509 behoben.
Bei Indexierung aus Scanmodul kein Feldvorbelegung möglich.¶
Ticketnummer: UHD-51723
Beschreibung:
Bei Indexierung aus Scanmodul kein Feldvorbelegung möglich.
Kundenmitteilung:
Der Fehler ist ab Client Version 181107 behoben.
Keine Vorschau in Keydox Scan¶
Ticketnummer: UHD-51754
Kundenmitteilung:
Problem ist ab der keydox Client Version 190103 behoben.
Barcodes werden falsch ausgelesen / zugeordnet¶
Ticketnummer: UHD-52417
Kundenmitteilung:
Mit der Scan Client version 200113 ist das Prblem behoben.
Fehlermeldung bie Funktion Hinzuscannen¶
Ticketnummer: UHD-52643
Beschreibung:
Bei hinzuscannen zu pdf (ohne Bildinhalt) kommt Fehlermeldung.
Kundenmitteilung:
Der Fehler ist mit der Scanclient Version 200520 behoben.
Korrektur MSI¶
Ticketnummer: 19100
Vorindexierung¶
Ticketnummer: 17992
Security wird nicht berücksichtigt¶
Ticketnummer: UHD-52734
Beschreibung:
Beim Scannen werden Security Definitionen nicht berücksichtig / gesetzt.
Bei allen andern Arten von Hinzufügen von Belegen ist Funktionalität ok.
Kundenmitteilung:
Aktualisierung Scan Client auf Version 210201.
falsche Darstellung von pdf Importdateien¶
Ticketnummer: UHD-52706
Kundenmitteilung:
Problem ist mit Scan Client 201113 behoben.
Server¶
falsche Zeichen bei E-Mail Archivierung¶
Ticketnummer: UHD-52579
Beschreibung:
Bei Archivierung von E-Mails über das keydox Add-In werden teilweise Zeichen falsch konvertiert.
Kundenmitteilung:
Das Problem ist mit der keydox Server Aktualisierung auf Version 200205 behoben.
Bestellung wird nicht angezeigt¶
Ticketnummer: UHD-52625
Beschreibung:
Dokument kann in Viewer nicht dargestellt werden, mit Adobe ok
Kundenmitteilung:
keydoxserver auf Version 200409 aktualisiert.
E-Mails werden nicht angezeigt¶
Ticketnummer: UHD-52655
Kundenmitteilung:
Problem ist mit keydox Server Version 200703 behoben.
Bestelleingang E-Mail Problem¶
Ticketnummer: UHD-52727
Kundenmitteilung:
Aktualisierung Test- und Produktivinstanz auf Server Build 210118.
Probleme bei Mail Anzeige¶
Ticketnummer: UHD-52739
Beschreibung:
Archivierte E-Mails werden im Viewer nicht dargestellt
Kundenmitteilung:
Aktualisierung von Test- und Produktivinstanzen keydox- (Build 210224)
und Content Server (Build 210217).
Fehler bei SAP Notizen¶
Ticketnummer: UHD-52751
Beschreibung:
mit SCS Build 210224 werden kein Notizen aus SAP mehr gespeichert .
http400 Fehler. Mit Build 191029 ist Problem nicht vorhanden.
Kundenmitteilung:
Fehler ist mit Server Build #396-lib-210312 behoben. Test- und
Produktivinstanz aktualisiert.
keydox Server nicht erreichbar¶
Ticketnummer: UHD-52753
Beschreibung:
keydox produktiv Instanz nicht erreichbar, Testinstanz ok
Kundenmitteilung:
Problem ist mit keydox Server Build 210323 behoben.
Fehler in Benutzerverwaltung¶
Ticketnummer: UHD-52763
Kundenmitteilung:
keydox Server auf Build 210409 aktualisiert und Funktionalität getestet.
Login Problem 60 concurrent users logged on in pool¶
Ticketnummer: UHD-51154
Beschreibung:
Ein keydox Anwender bekommt bei der Anmeldung eine Fehlermeldung:
60 concurrent users are logged on in pool
Kundenmitteilung:
Problem ist mit Serverversion ab Build 180103 behoben.
unbekannter Dateityp¶
Ticketnummer: UHD-51234
Kundenmitteilung:
Fehlerbehebung keydoxserver getestet und auf Version 180316 aktualisiert.
Server ist langsam, sehr hohe Speicherauslastung¶
Ticketnummer: UHD-51486
Kundenmitteilung:
keydox Server Aktualisierung auf Version 180913 durchgeführt.
Bei unter Versionskontrolle stehenden Dokumenten können keine Anmerkungen gemacht werden¶
Ticketnummer: UHD-51569
Kundenmitteilung:
kdx Server auf Version Build 318 vom 180827 aktualisiert.
keydox Workflow: Rechnung lief nicht ins Archiv¶
Ticketnummer: UHD-51645
Kundenmitteilung:
Serveraktualisierung (Version 4.0 180913).
E-Mail Ansicht nicht korrekt¶
Ticketnummer: UHD-52091
Beschreibung:
E-Mail Ansicht nicht korrekt.
Kundenmitteilung:
Aktualisierung auf Version 200122 #349
Beim Speichern von Zip Dateien mit passwortverschlüsselten Dokumenten hängt Imageprozess.¶
Ticketnummer: UHD-52383
Beschreibung:
Beim Speichern von Zip Dateien mit passwortverschlüsselten Dokumenten
hängt Imageprozess.
Kundenmitteilung:
Der Fehler ist mit der keydoxServer 191023 behoben.
Bei „wo verwendet“ werden Benutzer angezeigt, welche nicht mehr existieren¶
Ticketnummer: UHD-52393
Kundenmitteilung:
Aktualisierung keydox Server auf Version 191112.
E Mails¶
Ticketnummer: UHD-52550
Beschreibung:
E Mails werden nicht immer korrekt angezeigt (Hieroglyphen)
Kundenmitteilung:
Aktualisierung keydox Server auf version 200212.
Zwischenablage¶
Ticketnummer: UHD-52557
Beschreibung:
Werte aus der Zwischenablage werden nicht übernommen
Kundenmitteilung:
Das Problem ist mit der Aktualisierung vom keydox Server
auf die Version 200212 behoben.
Anmerkungen werden nicht zuverlässig angezeigt¶
Ticketnummer: UHD-52665
Beschreibung:
je nach Benutzer werden gespeicherte Angaben im Dokumentenanmerkungsfeld
unterschiedlich angezeigt.
Kundenmitteilung:
Korrektur in Serverfunktionalität dürchgeführt, Problem ist mit Server
Version #379-200715 behoben.
Dateien können nicht geöffnet werden¶
Ticketnummer: UHD-52754
Beschreibung:
Dateien (Bilder, Mails) die aus der Digitalen Buß- und Verwarngeldakte abgelegt wurden
bzw. per SAP-Job importiert wurden, können im Einzelfall nicht mehr geöffnet werden,
da "Error on line2: Vorzeitiges Dateiende"
Auch in Keydox direkt ist kein Aufruf mehr möglich und auch die Eigenschaften
werden mit der gleichen Fehlermeldung nicht angezeigt.
Kundenmitteilung:
Serveraktalisierung auf Build #399-lib210329.
Notizen zu abgelegte Dokumente werden teilweise nicht mehr angezeigt¶
Ticketnummer: UHD-52719
Beschreibung:
Der Versuch eine Notiz von einem abgelegtes Dokument anzuzeigen erzeugt den Fehler:
Fehler bei http-Zugriff: IF_HTTP_CLIENT -> RECEIVE 1 ICM_HTTP_CONNECTION_BROCKEN
Kundenmitteilung:
Problem ist mit der keydox Server Version 210346 behoben.
Systemuser kann nicht aus Schränken mit Papierkorb löschen¶
Ticketnummer: 18119
Passwort-Admin Gruppe¶
Ticketnummer: 17498
Aktenschrankpasswort lässt sich nicht ändern¶
Ticketnummer: 16810
Outlook-Element-Anhang in keydox nicht sichtbar¶
Ticketnummer: 18873
Ablage von keydox-Objekten auf zusätzlichem Dateisystem beim Packen¶
Ticketnummer: 18728
Benutzerverwaltung¶
Es ist möglich einen Benutzer mit dem gleichen Namen wie einen Systemuser anzulegen¶
Ticketnummer: 10262
ImagePrinter¶
ImagePrinter - Problem drucken¶
Ticketnummer: UHD-52298
Beschreibung:
Dokumente können per Drag&Drop archiviert werden.
Das Drucken über den Image Printerfunktioniert nicht mehr.
Kundenmitteilung:
Problem ist mit ImagePrinter 4.0 und Client 190929 behoben.
ImagePrinter silent Installation¶
Ticketnummer: UHD-52689
ImagePrinter spradisch keine Funktion¶
Ticketnummer: UHD-52678
Beschreibung:
spradisch funktioniert der ImagePrinter nur so lange, bis das System neu gebootet wird.
Kundenmitteilung:
Problem ist mit der Client Version 200903 behoben.
Web-Client¶
Aufruf „letzte Suche“ nicht vorhanden¶
Ticketnummer: UHD-52725
Beschreibung:
Funktionalität zur Suchmaske, der zuletzt ausgefürten Suche, zu springen fehlt.
Kundenmitteilung:
Erweiterung Webclient eingebaut, Test- und Produktivinstanz aktualisiert.
falsches Datumsformat im Webclient¶
Ticketnummer: UHD-52667
Beschreibung:
Bei zusätzlichen Datumsfeldern wird in der Trefferliste das falsche Format angezeigt.
In Subclass ist Formatvorgabe korrekt vorhanden.
Kundenmitteilung:
Aktualisierung Test- und Produktivinstanz auf WebClient Version 200722.
Archiv - Versionsneuheiten¶
Version 4.0¶
Seitenleiste¶
Die Seitenleiste stellt eine neue zentrale Zugriffsmöglichkeit im keydox dar.
Über die Seitenleiste kann einfach auf die keydox-Objekte wie Aktenschränke, Körbe, usw. zugegriffen werden.
Die Darstellung kann über das Schnellzugriffs Suchfeld eingeschränkt werden.
Symbolleiste¶
Am oberen Bildrand von keydox befindet sich die Symbolleiste. Sie kombiniert die bisherige Menü- und Funktionsleiste.
Tableiste¶
Unterhalb der Symbolleiste befindet sich die Tableiste auf ihr werden Tabs (Reiter) für die aktuell geöffneten keydox Container (Desktop, Mappen, Körbe, Benutzeransichten, etc.) angezeigt.
Benutzeransichten¶
Benutzeransichten sind zusätzliche Desktop-Ansichten auf denen man Objekte themenbezogen ablegen kann. (Ähnlich virtuelle Desktops)
Dokumente sortieren (Name, Typ)¶
Dokumente auf dem Desktop können nach Name oder Objekttyp sortiert werden.
Siehe Desktop .
Gespeicherte Suchen¶
Suchen können gespeichert und zu einem späterem Zeitpunkt wieder aufgerufen werden.
Siehe Suche speichern .
Suche aus der aktuellen Trefferliste aufrufen¶
Der Suchdialog kann aus der aktuellen Trefferliste geöffnet werden.
Siehe Suche aus Trefferliste öffnen .
Neue Farben/Symbole¶
In keydox 4.0 wurden die meisten der Symbole modernisiert und im Farbschema vereinheitlicht.
Vorschaubereich¶
Der Vorschaubereich zeigt die erste Seite des ausgewählten Dokumentes innerhalb der Trefferliste an.
Siehe Vorschaubereich .
Version 3.2¶
Erneute Anzeige des Anmeldefensters nach fehlerhafter Eingabe¶
Nach einer fehlerhafte Eingabe von Benutzername und/oder Passwort wird das Eingabefenster mit einer Fehlermeldung angezeigt. Man hat direkt die Möglichkeit seine Eingabe zu korrigieren. Bisher wurde der Dialog mit einer Fehlermeldung beendet und man musste keydox erneut aufrufen.
Selektion mehrerer Einträge zu überwachten Wiedervorlagekörben¶
Im Ereignismanager können mehrere Einträge zu überwachten Wiedervorlage-Körbe selektiert werden und somit gleichzeitig geöffnet bzw. geändert oder gelöscht werden.
Standardimportordner überwachen¶
Im Ereignismanager kann ein Standardimportordner festgelegt werden, z.B. ein Verzeichnis auf dem Desktop des Benutzers oder ein Netzwerkpfad. Wenn dort Dateien abgelegt werden, werden diese nach keydox importiert.
Interne Workflowanzeige im Viewer¶
Bei einem Workflow-Dokument kann sich der Benutzer den Workflow direkt im Viewer-Fenster ( Workflowanzeige ) anzeigen lassen.
Dynamischer Workflow¶
Über die Konfiguration kann ein dynamischer Workflow definiert werden.
Es stehen während der Laufzeit des Workflows mehrere Ziele zur Verfügung, die dynamisch angesteuert werden können. Das nächste Ziel wird über eine Listen- Auswahl bestimmt.
Siehe: Dynamischer Workflow
Workflow-Auswahl¶
In der Konfigurationsdatei subclass des Dokumentes können mehrere Workflows definiert werden. Beim Aufruf der Workflow-Funktion stehen diese in einer Auswahlliste zur Verfügung.
Eingabemasken im Workflow¶
Es können Eingabemasken im keydox-Workflow eingebunden werden, damit in bestimmten Workflow-Schritten zusätzliche Daten eingegeben werden können.
Siehe Erweiterter Workflow .
Hinzufügen von Anlagen im Workflow¶
Es gibt die Möglichkeit, dass im keydox-Workflow in vordefinierten Schritten Anlagen einem Dokument hinzugefügt werden können.
Siehe Erweiterter Workflow .
Berechtigungssteuerung im Workflow¶
In der Workflow-Konfiguration können Benutzer definiert werden, die in bestimmten Schritten genehmigen dürfen.
Berechtigungsprüfung für überwachte Objekte¶
Bei Aufruf eines Dokumentes aus der Wiedervorlage oder eines überwachten Korbs wird geprüft, ob der angemeldete Benutzer auf den Desktop des Benutzers zugreifen darf, der die Überwachungen gespeichert hat. Ist dies nicht der Fall, wird das Öffnen abgelehnt mit der Möglichkeit diese Objekte aus der Überwachung zu entfernen.
Version 3.1¶
Systemuser-Anmeldung basierend auf IP-Adresse¶
Systemdiensten, die Systemuser verwenden, wurden bisher u.a. mit Hilfe der MAC-Adresse identifiziert. Da bei bestimmten virtuellen Systemen sich diese beim Neustart ändern kann, wird nun die IP-Adresse als Basis genommen.
Aktenschrankpapierkorb, Löschen mit 4-Augen-Prinzip¶
Bei Aktenschränken kann in der Benutzerverwaltung durch Setzen der entsprechenden Option ein Papierkorb angelegt werden. Objekte, die in diesem Aktenschrank gelöscht werden, werden in diesen Papierkorb und nicht mehr in den Papierkorb des Benutzers verschoben. Personen mit Löschberechtigung auf dem Aktenschrank können die Objekte über den Papierkorb endgültig löschen.
Wiederherstellen von Objekten im Papierkorb¶
Objekte in einem Papierkorb können über die Funktion Wiederherstellen im Kontextmenü wieder an ihren ursprünglichen Ort verschoben werden. Existiert dieser nicht mehr, können die Objekte wie bisher manuell aus dem Papierkorb verschoben werden.
Unverschlüsselte Datenübertragung ermöglicht¶
Bei Systemen, die gemeinsam mit dem keydox-Server auf einer Maschine laufen, kann es aus Performancegründen sinnvoll sein, die Daten zwischen keydox-Server und z.B. Digitale Akte-Server unverschlüsselt zu übertragen. Es ist nun möglich, die Verschlüsselung in der Digitalen Akte bzw. über die Middleware auszuschalten.
Übergabe eines Benutzernamens für die Objekthistorie¶
Über die Middleware-Schnittstelle kann für verschiedene Aktionen wie Anlegen, Ändern und Verschieben in den Papierkorb ein zusätzlicher Benutzername übergeben werden, der dann in die Objekthistorie aufgenommen wird. Damit wird z.B. über die Digitale Akte der SAP-Benutzer weitergereicht, damit nachvollzogen werden kann, wer welche Änderungen durchgeführt hat.
Erkennen der Java-Runtime(JRE), Angabe der Java-Runtime¶
keydox erkennt automatisch die installierten Java-Runtime-Versionen und läuft damit unabhängig davon, ob Java über die Kommandozeile gestartet werden kann. Dies funktioniert auch auf 64bit-Systemen, auf denen nur eine 32bit-Runtime installiert ist. Grundsätzlich sollten jedoch auf 64bit-Systemen immer beide Versionen installiert sein. Optional können über die Umgebungsvariablen KEYDOX3_JAVA und KEYDOX3_JAVA64 die Pfade zu den jeweiligen JRE-Versionen angegeben werden. Das Scanmodul verwendet immer die 32bit-Variante.
Drucken der Systembenutzer-und Aktenschranklisten¶
In der Benutzerverwaltung können nun auch die Listen der Systembenutzer und Aktenschränke gedruckt werden.
Entfernen von Seiten bei Löschrecht auf dem Dokument¶
Das Entfernen von Seiten aus Dokumenten wird über das Löschrecht auf einem Dokument erlaubt. Das Löschrecht auf dem Aktenschrank wird hier nicht mehr geprüft.
Entfernen der ausgecheckten Version bei Löschrecht auf dem Dokument¶
Das Entfernen der ausgecheckten Version eines Versionsdokuments wird über das Löschrecht auf einem Dokument erlaubt. Das Löschrecht auf dem Aktenschrank wird hier nicht mehr geprüft.
Anzeige mehrseitiger TIFF-Dateien¶
Der Server liefert mehrseitige TIFF-Dateien als Einzelbilder, damit der Viewer diese anzeigen kann.
Schnittstelle zum Teilindex-Import¶
Über die Schnittstelle kann keydox vorbereitete Indizes entgegennehmen und in den Index eines Aktenschranks einfügen.
LDAP-Import und Synchronisation¶
Es wurde die Möglichkeit geschaffen, Benutzer- und Gruppeninformationen aus einem LDAP-Verzeichnis (Microsoft Active Directory) in die keydox-Benutzerverwaltung zu übernehmen und Änderungen zu synchronisieren
Übergreifende Suche (Archivraum)¶
Die Suche im Archivraum über einen oder mehrere Aktenschränke wird ermöglicht.
Erweiterte Eigenschaften zu Referenzobjekte(Alternativindex in Links)¶
Parallel zu den originären Metadaten können zusätzliche Werte in einem Alternativindex ( Siehe In den Papierkorb werfen ) vorgehalten werden, d.h. die Indizierungsdaten von Referenzobjekte können benutzerbezogen geändert werden.
Objektanlage¶
Über die Menüleiste der Benutzeroberfläche bestehen alternative Funktionsaufrufe zur Objektanlage ( Siehe Bereich Neue Objekte ). Siehe auch hier die Funktionstastenaufrufe in der ausgebenden Trefferliste.
Drag&Drop via Maus¶
Aktive Darstellung verdeckter Dialogfenster bei Objektverschiebung mit der Maus ( Siehe Bereich Einstellungen ).
Erweiterung des Senden an - Dialogs (Objektverteilung)¶
Der Benutzer hat die Möglichkeit, Objekte an Gruppen zu senden. Bei der Versendung ( Siehe Senden an ) von Objekten können als Adressat auch Benutzergruppen, definierte Verteiler(gruppen) oder Eigene Verteiler hinzugefügt werden. Es besteht eine erweiterte Bedienbarkeit bei der Suche und Auswahl von Benutzer/Empfänger.
Erweiterung der Exportfunktion¶
Übernahme ( Exportieren ) aller Dokumente vom keydox-Desktop in eine Mappenstruktur. Die Ausgabe in ein PDF-Gesamtdokument wird ermöglicht.
Funktionserweiterung bei der Verteilung von Körben¶
Bei der Verteilung von Körben können als Adressat auch Benutzergruppen, definierte Verteiler ( Siehe Verteilen ) oder Eigene Verteiler hinzugefügt werden.
Austausch von Dokumenten zwischen verschiedenen keydox-Instanzen¶
Austausch von Kopien von Dokumente und Ordner aus einer keydox-Instanz in eine Andere. ( Siehe Objekte austauschen )
Dokumente aus dem Viewer in den Papierkorb schieben¶
Fortlaufende Verschiebung von Dokumenten in den Papierkorb.
zeitliche Dokumentenlöschung¶
Über das Menü des Eigenschaftendialogs von Dokumenten kann ein Verfallsdatum gesetzt werden. Dies bestimmt, wann das Dokument „verfällt“ bzw. gelöscht werden kann.
Variante Funktionalität - in den Papierkorb werfen¶
Dokumenten In den Papierkorb werfen aus dem keydox Viewer.
Zusammenführen von Dokumenten¶
Beim Zusammenführen von Dokumenten wird eine Sicherheitsabfrage eingeblendet, um das versehentliche Zusammenführen zu vermeiden. ( Siehe Objekte zusammenführen )
Erweiterte Benutzerverwaltung¶
Um die Verwaltung z.B. pro Fachbereich zu ermöglichen, können Unternehmen Lizenzpools für konkurrierende Lizenzen verwalten. Die Benutzerverwaltung ist dahingehend um die Definition von Lizenzpools für konkurrierende Lizenzen sowie auch um Verwendung von Benutzervorlagen und Vorgabegruppen erweitert worden.
Version 3.0¶
- Darstellung der Informationen beim Suchergebnis
- Suchfunktion
- Benutzerverwaltung/Passwortverwaltung
- Abfrage auf Change-Date
- Objektorientierte Middleware
- keydox Viewer mit aktuellen Formaten
- Multiserverfähigkeit
- Plattformunabhängigkeit
- E-Mail-Archiv/IMAP
- Alternativindex in Links
- Löschschutz
- Sicherheitsverfahren
- Admintool