Funktionalitäten


In diesem Kapitel werden weitere wichtige keydox-Funktionalitäten beschrieben.

Dokumentenechtheit


Weitere Themen

Dokument bearbeiten ( Siehe keydox Viewer )

Anmerkung

Um die Dokumentenechtheit selbst mit Kommentaren zu gewährleisten, werden diese dem Dokument zusätzlich angefügt, archiviert und verwaltet. Alle Kommentare verändern daher in keiner Weise das Original-Dokument. Sämtliche Änderungen werden, wie auf einer Folie, über das Dokument gelegt und separat gespeichert. Das Originaldokument kann so jederzeit wiederhergestellt werden. Vor dem Hintergrund der Sicherheit lassen sich zudem sämtliche Overlays mit selektiven Zugriffsberechtigungen versehen.

Wird ein bereits mit Kommentaren versehendes Dokument bearbeitet, werden nach Beendigung der Änderungen alle bisher vorhandenen Kommentare bzw. Markierungen gelöscht.

Kommunikation


Weitere Themen

Versenden über ein vorhandenes E-Mail-System. Siehe Senden an

Persönlicher (eigener) Korb

Das elektronische Versenden und Empfangen von Dokumenten ist durch das interne E-Mail-System in keydox gewährleistet. Bereits im Unternehmen vorhandene E-Mail Systeme können darüber hinaus für den elektronischen Postversand verwendet werden.

Posteingangskorb

Auf der keydox-Arbeitsoberfläche befindet sich der persönliche (Post)-Eingangskorb ( Siehe Gemeinsamer Korb ) .

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Alle eingehenden Dokumente werden mit Versanddatum und Absender-Benutzernamen im Posteingangskorb der jeweiligen keydox-Benutzer abgelegt. Bei der Entnahme werden diese aus dem Eingangsprotokoll gelöscht.

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Symbiont-Schnittstelle


Das DMS keydox ist auf Basis des XML-Standards (Extensible Markup Language) entwickelt worden.

Spezielle Anpassungen von keydox

Mit der Symbiont-Schnittstelle wird die Leistungsfähigkeit von keydox abgerundet, wenn spezielle Unternehmensanpassungen gefragt sind.

Mit der integrierten Symbiont-Schnittstelle lassen sich Index- und Suchmasken über einen XML-Editor definieren. Alle für eine Suche und Trefferliste relevanten Indexinformationen der Dokumente sowie logische Verknüpfungen und Referenzen, werden als XML-Dateien abgelegt und zusätzlich für die Suchmaschine aufbereitet.

Nach einem Recherchevorgang werden die gefundenen Informationen als Trefferliste in einem XML-Dokument an keydox übergeben. Dort wird diese Trefferliste aufgebaut, ganz so, als wäre sie direkt aus keydox gekommen. Damit stehen wieder alle keydox-spezifischen Möglichkeiten des DMS zur Verfügung.

Über die Symbiont-Schnittstelle werden die nötigen Events von keydox weitergegeben, damit die externen Indizes entsprechend der Benutzeraktionen aktualisiert werden können. Zieht z.B. ein Benutzer ein Dokument auf den Papierkorb, wird über die Symbiont-Schnittstelle ein Event weitergegeben, um dieses Dokument aus dem externen Index auszutragen. Widerruft der Benutzer seine vorherige Entscheidung und zieht z.B. das Dokument zurück aus dem Papierkorb auf den Arbeitsplatz, wird ebenfalls ein Event gesendet, der es ermöglicht, dieses Dokument wieder in den externen Index aufzunehmen. Somit können Aktenschränke, Ordner, Register und Dokumente in keydox angelegt werden, wobei derer Indexverwaltung von einem anderen Programm übernommen wird.

Zudem besteht die Möglichkeit Indexdaten, welche Verknüpfungen zu den unterschiedlichsten Dokumenten haben können, an externe Systeme zu übergeben oder von dort zu importieren. Voraussetzung hierfür ist, dass diese Systeme ebenfalls über eine XML-Schnittstelle verfügen. Die im Index mit anderen Anwendungen verknüpften Informationen werden entweder abgefragt oder ergänzen sich selber. Wenn ein Dokument in keydox angelegt ist, wird eine einmalige ID auf dieses Dokument freigegeben. Dies spielt eine Rolle, wenn Dokumente zwischen verschiedenen Dokumentenservern ausgetauscht werden.

Der Austausch der Informationen findet ausschließlich über XML-Dokumente statt. Dabei wird für jeden Aktenschrank ein eigenes Index-Verzeichnis angelegt. Wird keydox als SAP-Archivsystem (Rechnungen, SD-Belege, Bestellungen, etc.) eingesetzt, übernimmt SAP die Verwaltung der Dokumente. Dabei bleibt auch bei diesen Beispielen der Komfort der keydox-Dokumentenverwaltung erhalten.

Beispiel:

Mit keydox wird der Einsatz von Java-Programmen ermöglicht, die sich über die Symbiont-Schnittstelle in keydox integrieren. Dabei können Entwickler auf die aktuelle Java-Version zugreifen, da eine Runtime automatisch mit keydox installiert wird. Da keydox während des Startens eine JVM (Java Virtual Machine) lädt, werden auf Java basierende Symbiont-Module verzögerungsfrei gestartet.

Ein Projekt, das die Schnittstelle verwendet, wurde mit einem Symbiont realisiert, welches zur Indizierung von Dokumenten die unterschiedlichsten Eingabemasken verwendet. Diese wiederum werden durch Listen (z.B. Buchungskreisnummern aus SAP) ergänzt. Bei Symbiont-Entwicklungen können Felder über ihren Namen direkt angesprochen werden.

Dokumentenarchivierung


Jedes mittels Scanner digitalisierte oder elektronisch erzeugte Dokument kann in keydox archiviert und verwaltet werden. Wie im praktischen Geschäftsbetrieb, besteht das Archiv aus dem Archivraum mit Aktenschränken, die wiederum Ordner enthalten können. In den Ordnern sind einerseits Unterregister und andererseits Dokumente abgelegt.

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Oft müssen Dokumente in unterschiedlichen Ordnern abgelegt werden. In dieser Situation wird eine Referenz (Verknüpfung) zum Ursprungsdokument von keydox gesetzt, womit speicherintensive Doppelablagen vermieden werden.

Für die Indexverwaltung werden komfortable Index- und Suchmasken ( Siehe Recherche ) angeboten, die pro Aktenschrank unterschiedlich sein können. Auswahllisten, Abhängigkeitsfelder sowie Datumsbereiche erleichtern die Indexvergabe für die Recherche auf Mappen und Dokumente.

Gescannte Dokumente


Das tägliche Papiervolumen und dessen Qualität, stellt die Anforderungen an den oder die Scanner. Damit diese auch maßgeschneidert eingesetzt werden können, unterstützt keydox die marktgängigen Scannertypen. Nach dem Scannen stehen die Dokumente für die Indizierung ( Siehe Objekt anlegen )zur Verfügung. Diese kann durch manuelle Eingabe der Indexdaten oder aber auch durch die Übernahme von Daten aus einer vorhandenen Datenbank erfolgen.

Für die Indexvergabe bieten sich mehrere Möglichkeiten an:

  • manuelle Eingabe
Manuelle Eingabe von Indexdaten.

  • Datenbank
Übernahme von Daten aus einer vorhandenen Datenbank

  • Barcode (optional)
Auslesen von Indexdaten über einen Barcode.

  • OCR-Erkennung (optional)
Auslesen von Indexdaten per OCR-Erkennung.

  • Formularerkennung

  • Dokumentenklassifikation

  • TWAIN-Schnittstelle
Ad-hoc- Scan-Modul mit dem die gescannten Dokumente automatisch an einen
Anwender weitergeleitet oder in ein vom Anwender ausgewähltes Objekt
(Aktenschrank, Mappe oder Korb) abgelegt werden.


Elektronisch erstellte Dokumente


Dokumente, die mit dem Computer elektronisch erstellt werden, können im Originalformat der jeweiligen Applikation (WinWord, Excel, OpenOffice / LIbreOffice etc.) direkt in keydox übernommen und archiviert werden.

Darüber hinaus werden beliebige Originalformate mit Hilfe des keydox-ImagePrinters aus jeder Anwendung heraus, welche über eine Druckfunktion verfügt, in eine Imagedatei des Originals im TIFF-Format (Tagged Image File) konvertiert und zusätzlich als Ersatz für das Original-Dokument abgelegt.

Hinweis

Die Imagedatei im TIFF-Format bietet den Vorteil, dass sie unabhängig von der Ursprungsapplikation mit jedem beliebigen Bildbetrachter geöffnet werden kann, aber nicht mehr änderbar ist.

Ein Dokument kann unterschiedlichste Arten von Seiten beinhalten.

Sobald durch das Dokument geblättert wird, aktiviert keydox automatisch die richtigen Betrachter um den Inhalt der Seiten darzustellen.

Über die auf der keydox-Oberfläche abgebildete Menüleiste werden folgende Darstellungs-/Ergänzungsmöglichkeiten angeboten:

  • Änderbarkeit der chronologischen Seitenfolge eines Dokuments
  • Entfernung einer nicht zu dem Dokument gehörende Seite mit Drag & Drop und Zuordnung zu einem neuen Dokument.

COLD


HOST-Daten

Mit dem optionalen COLD-Modul ist eine automatische Übernahme von Großrechner-/Massenbelegen gegeben. Die Daten werden über den Printspool vom Host in eine Datei gedruckt. COLD filtert anwendungsabhängig die Indexdaten aus dem Text heraus, teilt den Printspool in COLD-Daten auf und archiviert diese im vorgesehenen Aktenschrank. Damit die COLD-Dokumente dokumentenecht verwaltet werden, wird jedes COLD-Dokument mit einem einmalig eingescannten leeren Formular in der Gesamtheit zu einzelnen TIFF-Images zusammengeführt und beim Drucken, Faxen oder Darstellen mit den recherchierten COLD-Daten gefüllt.

E-Mails


Anwender können E-Mails inklusive Anhänge direkt aus der eingesetzten Mailanwendung nach keydox importieren. Hierfür steht eine keydox-Import-Funktion zur Verfügung, welcher direkt in die entsprechende Menüleiste des Mailclients integriert werden kann. In keydox werden eine E-Mail und deren Anhänge wie ein Dokument behandelt und stehen somit dem Benutzer zur Indexierung und weiteren Bearbeitung zur Verfügung.

Hinweis

Um eine vollständige und automatisierte Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails zu gewährleisten, steht das optionale Zusatz-Modul Mail-Archiv zur Verfügung.

Erinnerungssystem


Dieses Kapitel beschreibt die Möglichkeiten den Benutzer über die Aktivitäten der Objekte in keydox, die in Überwachung stehen, zu informieren oder hinzuweisen, dass bestimmte zeitlich gesetzte fallbezogene Vorgänge ablaufen.

Ereignismanager


Der keydox-Ereignismanager ist ein Tool, welches beim Systemstart automatisch geladen und als Symbol (im12 ) im Infobereich der Taskleiste angezeigt wird. Im Hintergrund überwacht es alle Aktivitäten für die vom Benutzer in Überwachung genommenen Körbe und das unabhängig davon, ob man am keydox-System angemeldet ist oder nicht.

  • Ansicht unter WIN7:

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Über das mit der rechten Maustaste eingeblendete Kontextmenü stehen folgende Menüeinträge zur Auswahl:

Sofort prüfen


Mit der Prüfung werden alle überwachten Körbe über einen etwaigen Eingang kontrolliert. Sobald sich in einem der überwachten Körbe ein neues Dokument befindet, wird ein Infodialog

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angezeigt, von dem ausgehend per Doppelklick auf den jeweiligen Eintrag eine direkte Navigation in den jeweiligen Korb ermöglicht wird.

Hinweis

Im Falle eines eingehenden Dokumentes, wechselt das in der Taskleiste abgebildete Symbol seine Farbe von im12 nach im11 . Ist das in der Taskleiste abgebildete Symbol Rot dargestellt (im11 ) kann der Infodialog auch per Doppelklick angezeigt werden. Nach der Auswahl und Betrachtung des eingehenden Dokumentes wechselt das Symbol wieder auf Blau (im12 ).

Besteht bei der Auswahlmöglichkeit von mehr als ein Server noch keine Anmeldung des Anwenders, wird vor der Navigation in den gewünschten Korb der Anmeldedialog eingeblendet. Siehe auch Anmeldung .

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Überwachte Wiedervorlage-Körbe

Werden Wiedervorlage-Körbe in die Überwachung genommen (siehe Einstellungen) können mehrere Einträge über das Erinnerungsfenster ausgewählt werden und gleichzeitig geöffnet, geändert oder gelöscht werden.

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Für den Bearbeitungsmodus werden alle markierten Objekte geöffnet, für eine Änderung können Datum, Uhrzeit und die Beschreibung im Eigenschaftendialog für alle markierten Einträge geändert werden.

Einstellungen


Zur Initiierung der Überwachung wird der gewünschte Korb in dem unteren Dialogbereich markiert und über die Taste im9 in den oberen Dialogbereich verschoben. Ebenso kann nach der Markierung ein Eintrag über die Taste im8 aus der Überwachung genommen werden.

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Hinweis

Der Infodialog wird nur dann angezeigt, wenn das Ankreuzfeld Popup-Fenster anzeigen markiert ist. Auch bei der Anmeldung an mehreren Server muss die Überwachung der Körbe einmal eingestellt werden.

Importverzeichnis einstellen


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Es kann ein Standardimportordner festgelegt werden, z.B. ein Verzeichnis auf dem Desktop des Benutzers oder ein Netzwerkpfad.

Beispiel: Netzwerkordner: keydox-import

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Wenn dort Dateien abgelegt werden, werden diese nach keydox importiert. Es öffnet sich der Dialog Ziel auswählen. Das gewünschte Ziel kann selektiert werden.

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Beenden


Es wird folgender Dialog eingeblendet:

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Mit der Bestätigung des Dialoges wird der Zugang zur Ereignissteuerung aus der Taskleiste entfernt. Erst mit der Neuanmeldung des Benutzers am Betriebssystem wird die Ereignissteuerung symbolisch in der Taskleiste wieder eingeblendet.

Wiedervorlage


Weitere Themen

Standard Wiedervorlage

Wiedervorlage-Korb anlegen ( Siehe Objekt anlegen)

Kontext Wiedervorlagekorb

Wiedervorlage Verteilen

keydox verfügt darüber hinaus über ein eigenes Wiedervorlagesystem, welches ebenfalls über den Ereignismanager gesteuert wird.

Dokumente und Mappen können nach der Ablage im Wiedervorlagekorb im23 überwacht werden. Bei der Einstellung werden die Objekte immer als Referenz zum Original abgelegt.

Die Kennzeichnung als Wiedervorlageobjekt ist anhand der geänderten Symbolik zu erkennen.

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Wird per Drag & Drop das Objekt auf den Wiedervorlage-Korb verschoben, wird der folgende Dialog eingeblendet:

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Hier kann neben der Angabe des Wiedervorlage-Datums und der Uhrzeit zusätzlich ein Bemerkungstextes hinterlegt werden. Nach der Bestätigung über die Taste im14 wird der Dialog geschlossen.

Per Doppelklick auf den Wiedervorlagekorb wird der Inhalt im Dialog angezeigt:

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Sobald für das betreffende Objekt die vorgegebene Fälligkeit erreicht, wird dieses über einen Hinweisdialog angezeigt. Das betreffende Objekt kann nach der Markierung geöffnet, bearbeitet oder gelöscht werden.

Hinweis

Der Hinweisdialog wird nur angezeigt, wenn der Wiedervorlagekorb sich in der Überwachung ( Einstellungen ) befindet.

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Hinweis

Die nachfolgend aufgeführten Bearbeitungsfunktionen können auch bei gleichzeitiger Markierung mehrerer Einträge innerhalb des Erinnerungsdialoges angewendet werden; siehe hierzu Ereignismanager .

Symbol Funktion
im46 Der markierte Eintrag zur Wiedervorlage wird in einem separaten Dialog geöffnet.
im43 Der Termin bzw. der Bemerkungstext zur Wiedervorlage kann über den Hinweisdialog geändert werden.
im44

Der markierte Eintrag zur Wiedervorlage wird nach der Bestätigung der Sicherheitsabfrage unwiderruflich gelöscht. Eine Verschiebung in den Papierkorb findet nicht statt.

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Siehe hierzu auch Löschung über das Kontextmenü

im45 Der Dialog zur Wiedervorlage wird geschlossen.

Recherche


Alle Objekte, die in keydox verwaltet werden, haben recherchierbare Indizes. Es werden eigene Indizes an Mappen, Untermappen und Dokumente im Zuge der Archivierung vergeben. keydox unterstützt dies mit einer variablen und umfassenden Indexstruktur, welche es ermöglicht, Standardmasken anzupassen oder sogar individuelle Indexmasken zu definieren. Somit bestimmt der Anwender und nicht das System nach welchen Kriterien ein Dokument abgelegt wird. Das Handling wird hierbei mit Hilfe von standardmäßig zur Verfügung stehenden Hilfsmitteln, wie Auswahllisten, Abhängigkeitsfeldern oder einer Kalenderfunktion, sinnvoll erleichtert. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, vorhandene Indexinformationen aus externen Quellen, wie Datenbanken oder Adressverzeichnissen, zu übernehmen.

Für die Suche von Dokumenten über entsprechende Suchmasken bestehen die im Folgenden genannten Möglichkeiten:

  • mittels Volltextsuche sowohl in allen Feldern der Metadaten, als auch in Inhalten der Dokumente
  • nach Titel oder Typ des Dokumentes,
  • nach der Person, die es erstellt hat,
  • nach exaktem Erstellungsdatum,
  • nach einem bestimmten Datumsbereich oder
  • nach Stichwörtern, die in dem Dokument vorkommen.

Mit keydox besteht die Möglichkeit neben der bekannten Suche in Aktenschränke auch in Mappen und Körben die Suchfunktion über das Kontextmenü aufzurufen.

im0 im24 im2

Beispiel:

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Suche des Begriffes Vorlage.

im41

Die Suche des Begriffes erfolgt innerhalb des Datenbestandes über alle Dokumentenindizes, Seitentiteldeklarationen und Dateninhalte.

Die Trefferliste gibt im unteren Bereich als Statusinformation die Anzahl der gefundenen Objekte zu einem geschätzten Wert, hier im Beispiel in der Form 100/~267. Von 267 geschätzten Objekten, die den Suchbegriff auch mehrfach enthalten können, sind 100 Objekte klar als solche mit dem Suchbegriff ermittelt. Hier wird die Höhe der Anzeige des ersten Wertes durch die serverseitig definierte maximale Anzahl an angezeigten Einträgen festgelegt (siehe hierzu u.g. Hinweis).

Hinweis

Festlegung Treffer in Anzeige: Hier ist folgender Parameter in der Datei web.xml (siehe keydox Administration) zu setzen: <!– Maximale Anzahl an Einträgen in der Trefferlister (Hitlist) (Standard 300) –> Hier im Beispiel: Anzahl=100

<init-param>

<param-name>maxRows</param-name>

<param-value>100</param-value>

</init-param>

im39

Für die Darstellung des realen Trefferergebnisses ist die Taste im20 auszuführen. Der Informationstext in der Statuszeile zeigt die Anzahl der Objekte zur gefundenen Gesamtzahl. Die Objekte können den Suchbegriff auch mehrfach enthalten, werden bei einem Treffer aber nur einmal gezählt.

im40

Suchdialoge:

Die für die Recherche vorhandenen Suchmasken können pro Aktenschrank unterschiedlich sein. Der Aufruf der Suchmaske erfolgt entweder per Doppelklick (muss eingestellt werden) auf das Objekt Aktenschrank oder nach Markierung des Aktenschranks und Ausführung des Eintrags Suchen über das mittels der rechten Maustaste eingeblendete Kontextmenü.

Beispiele Suchmaske:

  • Maske 1:

im68

  • Maske 2:

im69

Nach der Eingabe der gewünschten Suchkriterien werden nach der Ausführung der Taste im18 , abhängig von den eingegebenen Indizes und/ oder Schlagwörtern, die gefundenen Objekte (Mappen oder Dokumente) symbolisch in einer Trefferliste dargestellt. Die Auswahlmöglichkeit für Mappen bzw. Dokumente können für die Suche deaktiviert werden. Versionsdokumente werden so recherchiert, dass immer die aktuellste Version angeboten wird.

Beispiel:

Suchergebnis Aktenschrank: Trefferliste Geschäftspartner.

im71

Durch die Abwandlung der Begriffseingabe kann die Liste der gefundenen Objekte weiter eingegrenzt werden. Gleichzeitig können die Objekte nach unterschiedlichen Kriterien durch Anklicken der Spaltenbezeichnung sortiert werden. Objekte sind auch innerhalb einer untergeordneten Hierarchie nach Markierung und Anklicken der Spaltenbezeichnung sortierbar. In der Trefferliste werden alle Mappen und Dokumente, die sich in diesem Aktenschrank befinden, angezeigt. Der Inhalt von Mappen wird durch einfaches Aufklappen angezeigt, ohne dass hierzu die Trefferliste verlassen werden muss oder sich ein neuer Dialog öffnet.

Bei der Suche im Objekt Aktenschrank, kann, falls z.B. der Titel des zu suchenden Dokumentes nicht mehr ganz bekannt ist, auch ein Wortfragment (z.B. stadt Ansp) eingegeben werden.

im70

In Folge werden alle Dokumente angezeigt, die mit den angegebenen Buchstaben (hier: stadt Anspr) Gemeinsamkeiten aufweisen.

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Die integrierte Volltextsuche berücksichtigt auch Metadaten, die z.B. automatisch über COLD generiert werden können. Damit werden Suchanfragen komfortabel über eine Zeile möglich. Sowohl über ganze Worte, Teilstücke oder phonetisch. Da die Metadaten automatisch mit verwendet werden, kann z.B. bei Eingabe von „12345“ sowohl die Rechnung als auch der Lieferschein oder eben auch ein Anschreiben, der sich auf diese Rechnungs- oder Lieferschein- Nummer bezieht, gefunden werden. Wird z.B. „Meier“ eingegeben und die Trefferliste gibt mehrere hundert Dokumente aus, weil auch „Meyer“, „Maier“ oder „Mayer“ mitgesucht werden, kann mit der Eingabe „Meier Rech“ das Ganze auf Rechnungen zur besagten Person reduziert werden. Das Ganze lässt sich dann in verschiedenen Kombinationen fortsetzen und ist gerade für den Web-Client das probate Mittel, schnell die gewünschten Informationen zu erhalten.

Volltextsuche


keydox unterstützt die Volltextsuche. Neben der Attributsuche der vorgegebenen Indizierung eines Objektes, werden auch die Inhalte der Dokumente bei der Generierung der Trefferliste hinzugezogen.

Hinweis

Unterstützt wird zurzeit das Dateiformat .PDF, ODT, .TXT

Beispiel: Dokumentobjekt Volltextsuche.pdf

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Das Dokument befindet sich in der Mappe B:

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Gesucht wird nach dem Begriff Version:

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im50

Die Trefferliste gibt das Objekt Volltextsuche.pdf aus, da dieses inhaltlich den gesuchten Begriff Version aufweist.

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Hinweis

Zur Einblendung der Menüeinträge sind die im XML-Format definierten Dateien UserTools.xml bzw. AdminTools.xml im benutzereigenen Verzeichnis .kexdox3 unter %appdata%.keydox3 abzulegen. Der Tag <name> bestimmt im Objektdialog die Bezeichnung des zum Tool zugehörigen Menüeintrages. Zur Ausführung eines Menüeintrages muss die in der XML-Datei unter </path> genannte .JAR-Datei (z.B. NOTIS_SymbFields.jar) mit der angegebenen Klassendefinition vorliegen.

Suche aus Trefferliste öffnen

Ruft im aktuell geöffneten keydox-Container die Suchmaske auf.

Über die Schaltfläche im5 oder über die Tastenkombination Strg + F kann in einer geöffneten Trefferliste die Suche geöffnet werden.

Falls das Fenster oder der Tab durch eine Suche erzeugt wurde, wird die zugrundeliegende Suche angezeigt.

im29

Suche speichern

Speichert die aktuelle Suche unter den angegebenen Daten ab.

Über die Schaltfläche im6 oder über die Tastenkombination Strg + S kann in einer geöffneten Trefferliste die aktuelle Suche abgespeichert werden.

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gespeicherte Suche laden

Die gespeicherten Suchen werden im Bereich „Gespeicherte Suchen“ in der Seitenleiste angezeigt

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und auf dem Desktop abgelegt.

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